Fyrir ytri vefsvæði Vefstefna Háskóla Íslands er unnin af markaðs- og samskiptasviði og vefstjórum fræðasviða Háskóla Íslands í náinni samvinnu við stýrihóp vefmála sem rektor skipar. Háskóli Íslands, júní 2020. 1. Vefstefna Háskóla Íslands Ytri vefsvæði Háskóla Íslands eru mikilvægustu miðlarnir sem skólinn hefur til að veita upplýsingar um starfsemi sína. Vefstefna Háskóla Íslands nær yfir alla miðlun á ytri vefsvæðum skólans. Með ytri vefsvæðum er átt við hi.is, english.hi.is og tengd lén, þar með talin vefsvæði fræðasviða, deilda og námsleiða. Ytri vefsvæði skólans eiga að uppfylla þarfir framangreindra eininga (fræðasviða, deilda og námsleiða) og er þeim með öllu óheimilt að reka sjálfstæð vefsvæði utan skipulags sem þessi vefstefna tekur til. Öllum þeim sem vinna efni fyrir vefsvæði háskólans og samfélagsmiðla ber að fylgja tilmælum í vefstefnunni. Við uppbyggingu og þróun einstakra vefsvæða skal stefnunni fylgt í einu og öllu. Vörður vefstefnunnar eru: Traust og áreiðanleiki Þjónusta, fagmennska og gæði Virkni/uppitími og hraði Vefstefnan nær einnig til samfélagsmiðla sem Háskólinn hagnýtir sér til að koma upplýsingum á framfæri. Vefsvæði Háskóla Íslands skulu alltaf vera í anda heildarstefnu skólans og í samræmi við lög. Markmið Markmið með rekstri ytri vefsvæða Háskóla Íslands er að: Veita trausta stafræna þjónustu. Miðla upplýsingum til allra haghafa um fjölbreytta og mikilvæga starfsemi Háskóla Íslands, m.a. á sviði kennslu, náms, vísindamiðlunar, samfélagstengsla, rannsókna og nýsköpunar. Laða nýja nemendur að skólanum og styðja þá markvisst við val á námi. Tryggja að notendur finni allar upplýsingar og þjónustu með afar einföldum og skjótvirkum hætti. Auka vitund um gildi Háskólans og sýna hvernig starf hans hefur víðtæk samfélagsleg áhrif og tekst á við áskoranir samtímans. Tryggja samfelld, einföld og heildræn notendaskil í öllum helstu tækjum og vöfrum. Markhópar Markhópar ytri vefsvæða Háskólans eru verðandi, núverandi og fyrrverandi nemendur skólans, fjölmiðlar, stjórnvöld og atvinnulíf, þ.m.t. samstarfsaðilar, almenningur (hollvinir) og starfsfólk. Efni er sniðið að ólíkum markhópum. Áherslur Þróun og smíði vefsvæða Háskóla Íslands skal alltaf byggjast á ítarlegri þarfagreiningu sem unnin er með hliðsjón af þörfum allra haghafa. Áherslur á ytri vefsvæðum eru eftirfarandi í grundvallaratriðum: Leitarvélar Námsleiðir Þjónusta Rannsóknir, nýsköpun og áhrif Samstarf við samfélag og atvinnulíf Starfið / viðburðir / fréttir Skipulag skólans Útlit - Hönnun og miðlun efnis Útlit vefsvæða Háskóla Íslands skal vera í takt við hönnunarstaðal skólans og skal hönnun sniðin að þörfum notenda. Vefumsjónarkerfi, sem er í notkun á hverjum tíma, skal geta leyst þessa þætti. Við framsetningu efnis á vefjum Háskóla Íslands er nýtt fjölbreytt miðlun: réttur, einfaldur og lýsandi texti, áberandi myndir og áhersla á myndbönd. Myndmiðlun Öll myndmiðlun á vefnum fylgir hönnunarstaðli og miðast við að endurspegla háskólasamfélagið í anda stefnu og gilda skólans: náms- og starfsánægju, jafnréttis og fjölbreytileika, nýsköpunar og tengsla við samfélag og atvinnulíf. Myndefni endurspeglar fjölbreytta kennslu, litríkt mannlíf og mikilvægi rannsókna og áhrif þeirra á samfélag. Myndefni skal sem mest tekið á vettvangi við raunveruleg störf/nám. Allar ljósmyndir á vefsvæðum Háskóla Íslands eru í lit. Aðgengi Ytri vefir Háskóla Íslands skulu hafa heildstæða umgjörð og útlit með einföldum notendaskilum fyrir öll helstu tæki og alla útbreidda vafra. Vefirnir eiga að vera hannaðir fyrst með það tæki í huga sem er útbreiddast á hverjum tíma hjá stærstu markhópum. Allt efni á vefjum Háskóla Íslands tekur mið af þörfum ólíkra hópa eins og kostur er, svo sem blindra, sjónskertra, lesblindra, fólks með hreyfihömlun og annarra hópa fólks með fötlun. Farið skal eftir helstu aðgengisstöðlum fyrir fatlaða í vinnu við alla vefi skólans. Samfélagsmiðlar Háskóli Íslands nýtir samfélagsmiðla til hartnær sömu þátta og ytri vefi með þeim takmörkunum sem samfélagsmiðlarnir setja varðandi miðlun upplýsinga og þjónustu. Þeir eru einnig nýttir til samskipta við alla haghafa. Háskólinn nýtir sér þá samfélagsmiðla sem mesta útbreiðslu hafa á hverjum tíma og stýrir miðlun miðað við þá markhópa sem eru stærstir á hverjum samfélagsmiðli fyrir sig. Svartími og virkni Ytri vefsvæði Háskóla Íslands eiga að hafa mjög áreiðanlega virkni og upptíma með því besta sem þekkist. Svartími á jafnframt að vera með því besta sem þekkist. Verklagsreglur og gildistími Í tengslum við vefstefnuna eru settar verklagsreglur og leiðbeiningar sem skýra nánar framkvæmd hennar eftir því sem við á. Þær eru hér í viðaukum og víðar. Vefstefna Háskóla Íslands er samþykkt af vefstjórum Háskóla Íslands, vefritstjóra, vefritstjóra english.hi.is, sviðsstjóra markaðs- og samskiptasviðs, vefstjórum fræðasviða og stýrihópi vefmála. Allir þeir sem vinna efni á vefsvæði Háskóla Íslands skulu kynna sér stefnuna vandlega. Vefstefnan er endurskoðuð árlega að frumkvæði vefstjóra og sviðsstjóra markaðs- og samskiptasviðs í náinni samvinnu við stýrihóp vefmála. VIÐAUKI 1. Tæknilegir þættir og ábyrgð Vefsvæði Háskóla Íslands skulu miðla mikilvægum upplýsingum um starfsemi skólans sem gagnast haghöfum og veita aðgang að stafrænni þjónustu. Skipulag Leitast skal við að veita notendum aðalvefs Háskóla Íslands góða yfirsýn yfir skipulag vefsins þannig að þeir eigi auðvelt með að finna þær upplýsingar sem þeir leita að hverju sinni. Skipan upplýsinga á að vera opin og einföld og notandi á alltaf að sjá hvar hann er staddur í vefnum. Leitarvél á vefsvæði Háskóla Íslands skal vera öflug og einföld í notkun og niðurstöður ítarlegar og mjög gagnsæjar. Gæði Upplýsingar á vefjum Háskóla Íslands eiga ævinlega að vera uppfærðar og réttar. Vefir Háskóla Íslands skulu ávallt vera aðgengilegir öllum þjóðfélagshópum og skal efni vera aðgengilegt í öllum helstu og algengustu vöfrum, stýrikerfum og tækjum. Vefþjónar og gagnagrunnsþjónar skulu stöðugt verndaðir með öryggisbúnaði sem nauðsynlegur þykir hverju sinni. Aðalvefsvæði Háskóla Íslands og enskt vefsvæði Háskólans skulu notendaprófuð a.m.k. árlega. Ábyrgð Vefstjóri Háskóla Íslands ber ábyrgð á vefstefnu Háskóla Íslands og að henni sé framfylgt. Vefstjóri skipuleggur og ber ábyrgð á uppbyggingu veftrés aðalvefsvæðis háskólans, vefsvæða fræðasviða og helstu sérvefja. Vefstjórar sérvefja bera ábyrgð á úthlutun aðgangsréttinda á tiltekin vefsvæði. Umsjónarmenn einstakra vefsvæða, þar með talið vefstjórar fræðasviða, bera ábyrgð á efni eigin svæðis og að það sé ætíð uppfært og rétt. Notendur einstaklingsvefja bera alfarið ábyrgð á því efni sem birtist á vefjum í þeirra nafni. Upplýsingatæknisvið ber ábyrgð á rekstri vefþjóna og gagnagrunna vefjanna og tryggir að þeir séu stöðugt verndaðir með öryggisbúnaði sem nauðsynlegur þykir hverju sinni. Stofnanavefir Stofnanavefir eru fyrir stofnanir Háskólans. Þessir vefir eru ýmist á undirléni hi.is eða lénunum stofnanir.hi.is og vefsetur.hi.is. Stofnanavefir eiga að vera auðkenndir með merki háskólans og fylgja hönnunarstaðli skólans. Tryggja þarf að innan hverrar stofnunar sé ábyrgðarmaður og ritstjóri á efni sem birtist á vef hennar. Efni stofnanavefja þarf að viðhalda og uppfæra ella hefur vefstjóri háskólans rétt til að loka þeim verði viðkomandi stofnun ekki við ábendingu um að færa vefinn til betri vegar. Vefstjóri háskólans er tengiliður stofnana við upplýsingatæknisvið sem annast uppsetningu vefja. Í þeim tilvikum þar sem stofnun snýr sér beint til upplýsingatæknisviðs skal starfsmaður sviðsins beina erindinu til vefstjóra. Vefstjóri viðkomandi fræðasviðs skal ávallt hafður með í ráðum við undirbúning. Heimilt er að nota þau vefumsjónarkerfi sem hver stofnun kýs en ekki er veittur stuðningur við önnur kerfi en þau sem markaðs- og samskiptasvið og upplýsingatæknisvið ákveða hverju sinni og eru tilgreind í verklagsreglum og leiðbeiningum með vefstefnunni. Ráðstefnuvefir Ráðstefnuvefir eru fyrir ráðstefnur á vegum og/eða í samstarfi við Háskóla Íslands. Ráðstefnuvefir lúta sömu reglum og stofnanavefir. Ef um stakar ráðstefnur er að ræða eru vefir teknir niður 18 mánuðum eftir að ráðstefnu lýkur. Öðrum ráðstefnuvefjum er ekki lokað enda er efni þeirra uppfært og ritstýrt af ábyrgðarmanni. Aðrir miðlunarvefir Heimilt er að stofna vefi um miðlun og umfjöllun fræðilegs efnis og rannsókna. Vefirnir lúta sömu reglum og stofnanavefir. Óheimilt er með öllu að stofna vefi um ákveðnar námsleiðir eða annað það efni sem nú þegar er á ytri vef Háskóla Íslands. Einstaklingsvefir Öllum með notandanafn og aðgangsorð hjá Háskóla Íslands býðst að opna eigið vefsvæði undir léninu uni.hi.is/notandi. Á það skal hins vegar bent á að upplýsingasíður starfsmanna í Uglu, innri vef skólans, nægja í mörgum tilvikum til að anna þeirri eftirspurn sem er eftir upplýsingum um þá. Starfsmönnum ber skylda til að sjá til þess að fullnægjandi upplýsingar um þá séu aðgengilegar í Uglunni. Óheimilt er að stofna vefi sem rýrt geta orðspor Háskóla Íslands. Vefjum sem eigendur sinna ekki árlega hið minnsta er lokað. Einstaklingsvefjum er lokað þegar aðgangi og notandanafni eiganda er lokað. Útlit einstaklingsvefja er samræmt og samkvæmt hönnunarstaðli háskólans. VIÐAUKI 2. Verklagsreglur og ritstjórnarstefna Verklagsreglur og ritstjórnarstefna fyrir vefi Háskóla Íslands skulu vera aðgengilegar á innri vef skólans, Uglu. Vefstjóri og vefritstjórar (hi.is og english.hi.is) hafa frumkvæði að endurskoðun verklagsreglna og ritstjórnarstefnu fyrir vefi HÍ og vinna þær í samráði við sviðsstjóra markaðs- og samskiptasviðs og vefstjóra fræðasviða. Breytingar á verklagsreglum skal bera undir vefstjórnarhóp ytri vefja til samþykkis á fundum þess hóps. Samfélagsmiðlar Háskóli Íslands miðlar upplýsingum um starf sitt með vinsælum samfélagsmiðlum. Hann hvetur til opinna skoðanaskipta á samfélagsmiðlum og heimilar innlegg og athugasemdir frá notendum. Þess skal gætt að notendur gæti almenns velsæmis í málflutningi. Ummæli, sem beinast t.d. gegn tilteknum einstaklingum, kynþáttum, trúarhópum eða kyni og fara yfir velsæmismörk, skulu fjarlægð og viðkomandi notanda send tilkynning um ástæður þess að færsla var fjarlægð. Jafnframt skal notandinn varaður við því að verði hann uppvís að ítrekuðum brotum verði lokað á aðgang hans að samfélagsmiðlum Háskólans. Einingum innan Háskóla Íslands, fræðasviðum, deildum, stofnunum og öðrum, er heimilt að halda úti reikningum á ýmsum samfélagsmiðlum. Þess skal gætt að fleiri en einn aðili hafi umsjónaraðgang að reikningum en jafnframt að tilgreindum aðila sé falin ábyrgð á hverri síðu fyrir sig. VIÐAUKI 3. Tæknilegar leiðbeiningar Lén Leitast skal við að hafa nöfn á lénum eins skýr og gagnsæ og auðið er. Lén sem tilheyra Háskóla Íslands eru: www.hi.is/xxx, www.xxx.hi.is. Þau geta einnig verið .is lén eins og www.student.is. Vefumsjónarkerfi Notast er við vefumsjónarkerfið Drupal fyrir aðalvefsvæði Háskóla Íslands, vefsvæði fræðasviða og valda sérvefi. Vefir stofnana eru ýmist í vefumsjónarkerfunum Drupal eða WordPress. Háskóli Íslands leggur til sniðskjöl til notkunar fyrir stofnanavefi. Stofnunum er heimilt að viðhalda vefjum í öðrum vefumsjónarkerfum en njóta þá hvorki stuðnings markaðs- og samskiptasviðs né upplýsingatæknisviðs. Smávefir, sem reknir eru á lénum Háskóla Íslands og notaðir eru af einstaklingum og í smærri verkefnum innan háskólans, eru studdir með WordPress-vefumsjónarkerfinu. Háskóli Íslands leggur til sniðskjöl til notkunar fyrir þessa vefi. Öllum starfseiningum skólans er heimilt að óska eftir sérlausnum við vefsvæði sín stangist breytingarnar ekki á við vefstefnuna. Sérlausnir skulu þó samþykktar af vefstjóra Háskóla Íslands áður en kemur til breytinga á vefsvæði. Uppfærslur á vefkerfi og flutningur milli vefþjóna Vefsvæði Háskóla Íslands eru hýst á vöktuðum vefþjónum upplýsingatæknisviðs sem tryggir að uppitími og svartími vefsvæða Háskóla Íslands sé með því besta sem þekkist. Færslur milli vefþjóna og/eða gagnaþjóna skulu án undantekninga teknar í samráði við vefstjóra. Viðbætur og breytingar á vefumsjónarkerfum eru að öllu jöfnu unnar af upplýsingatæknisviði í samráði við þá sem málið varðar. Ákvarðanir um uppfærslur á vefumsjónarkerfi og breytingar á því skulu án undantekninga teknar í samráði við vefstjóra. VIÐAUKI 4. Skilgreiningar Aðalvefsvæði Aðalvefsvæði eða veftorg Háskóla Íslands með forsíðu og leiðarkerfi um alla undirvefi háskólans. Á bæði við www.hi.is og english.hi.is. Sérvefsvæði Vefsvæði fyrir verkefni, ráðstefnur, nemendafélög og annað sem er hvorki stofnun né einstaklingur. Sérvefir eru í boði á sérstökum undirlénum háskólans eða á undirlénum upplýsingatæknisviðs. Smávefsvæði/Einstaklingsvefir Vefir sem ekki heyra undir hina flokkana. Vefir einstakra starfsmanna, t.d. uni.hi.is o.s.frv. Stofnanavefir Vefsvæði stofnana háskólans. Þau bera sama yfirbragð og önnur vefsvæði háskólans en er ritstýrt efnislega af hverri stofnun fyrir sig. Þessir vefir eru ýmist á sérstöku undirléni eða lénunum stofnanir.hi.is og vefsetur.hi.is. Stofnanavefir eru stofnaðir í samstarfi við vefstjóra fræðasviða og tæknimenn upplýsingatæknisviðs. Uglu-síður Síður starfsmanna og nemenda Háskóla Íslands í Uglu, innri vef skólans, þar sem skráðar eru upplýsingar um símanúmer, netfang og aðsetur auk myndar. Þar sem við á er hægt að birta ítarlegri upplýsingar, s.s. feril- og ritaskrá, sérsvið, viðtalstíma o.fl. Vefritarar Starfsmenn sem sjá um að setja efni inn á vefsvæði. Vefritstjóri enskur vefur Vefritstjóri enska ytri vefsins er starfsmaður markaðs- og samskiptasviðs. Hann ber ábyrgð á og velur fréttir til birtingar á english.hi.is og auglýsingaborða á sama stað. Ritstjóri enska vefsins ber ábyrgð á öllu efni á ensku sem snertir Háskóla Íslands sem heild. Vefritstjóri íslenskur vefur Vefritstjóri er starfsmaður markaðs- og samskiptasviðs. Vefritstjóri ber ábyrgð á öllu efni sem snertir Háskóla Íslands sem heild. Hann ber ábyrgð á og velur fréttir á forsíðu aðalvefs og auglýsingaborða á sama stað. Vefstjórar fræðasviða Vefstjórar fræðasviða bera ábyrgð á vefmálum viðkomandi sviðs. Vefstjórar sérvefja Starfsmenn sem bera ábyrgð á efni sérvefja (vefir stofnana, ráðstefna o.s.frv.). Vefstjóri HÍ Vefstjóri er starfsmaður markaðs- og samskiptasviðs. Hann stýrir viðhaldi og rekstri ytri vefsvæða háskólans í heild sinni og stjórnar aðgangsheimildum og virkjar þá sem stýra eiga undirvefjum og einstökum hlutum þeirra. Vefstjórnarhópur ytri vefja Í hópnum sitja vefstjóri Háskóla Íslands, sem leiðir hópinn, vefstjórar fræðasviða Háskólans, vefritstjóri hi.is og vefritstjóri english.hi.is. Hópurinn fundar að jafnaði einu sinni í mánuði. Hópurinn tryggir að vefstefnu háskólans sé fylgt í öllum einingum skólans og að efnismiðlun og upplýsingar til viðtakenda séu samræmdar á öllum vefsvæðum háskólans. Vefsvæði deildar Hluti vefsvæðis www.hi.is sem inniheldur upplýsingar um ákveðna deild Háskóla Íslands. Vefsvæði fræðasviðs Hluti vefsvæðis www.hi.is sem inniheldur upplýsingar um ákveðið fræðasvið Háskóla Íslands. Stýrihópur vefmála Í stýrihópnum eru sviðstjóri markaðs- og samskiptasviðs, sem jafnframt er formaður hópsins, aðstoðamaður rektors, sviðsstjóri upplýsingatæknisviðs, sviðsstjóri kennslusviðs, vefstjóri hi.is, vefritstjóri hi.is, og tveir fulltrúar úr hópi vef- og kynningarstjóra fræðasviða. Faghópur veftækni Í faghópi veftækni eru vefstjóri HÍ, verkefnisstjóri vefmála og tveir sérfræðingar upplýsingatæknisviðs. Tengt efni Prentvæn útgáfa Um vef HÍ facebooklinkedintwitter
