Það sem þarf að gera áður en farið er utan og eftir heimkomu, þegar fyrir liggur niðurstaða á umsókn HÍ um Erasmus+ international styrk (International Credit Mobility).
Athugið að þessi listi á einnig við um þá sem koma í heimsókn eða til náms við Háskóla Íslands.
1. Tvíhliða Erasmus samningur við gestaskóla erlendis þarf að liggja fyrir áður en farið er í heimsókn eða til náms erlendis.
2. Samningar
- a) Mobility agreement fyrir starfsmenn. Fram kemur tímasetning heimsóknar, tengiliðir skóla, markmið með heimsókn o.fl. undirritað af styrkþega, næsta yfirmanni styrkþega, gestgjafa og /eða Skrifstofu alþjóðasamskipta. Lágmarks dvalartími starfsmanna í heimsókn erlendis eru 5 dagar, auk 2 ferðadaga ef þess gerist þörf.
- b) Learning agreement fyrir nemendur, tímasetningar námstíma erlendis, námsáætlun nemanda, samþykki deildar/heimaskóla nemanda og samþykki gestaskóla. Lámarks námstími nemenda erlendis eru 3 mánuðir.
3. Afrit af flugfarseðlum sendur Skrifstofu alþjóðasamskipta.
4. Samningur við Háskóla Íslands, styrkþegi þarf að gefa upp eftirfarandi: kennitölu, heimilisfang, símanúmer og bankaupplýsingar sem styrkurinn á að leggjast inn á. Samningurinn tilgreinir einnig styrkupphæðir og dagsetningar dvalar erlendis. Samningurinn er gerður í tveimur eintökum. Samningur undirritaður af styrkþega og fulltrúa HÍ.
5. Greiðsla styrks. Styrkur er greiddur þegar öllum gögnum hefur verið skilað og samningur undirritaður af báðum aðilum. Nemendur fá hluta styrksins greiddan við undiritun og lokagreiðslu þegar lokaskýrslu hefur verið skilað.
6. Confirmation of visit fyrir starfsmenn/ „confirmation of study period“ fyrir nemendur. Þessu plaggi þarf að skila til Skrifstofu alþjóðasamskipta að lokinni dvöl erlendis. Þetta plagg þarf að tilgreina nafn starfsmanns/stúdents, dagsetningu heimsóknar eða námstímabils, undirritað og stimplað af gestaskóla.
7. Lokaskýrsla – um það bil sem heimsókn eða námstíma erlendis lýkur, fær styrkþegi tölvupóst með ósk um að færa lokaskýrslu inn í gagnabanka. Í lokaskýrslu er spurning „If relevant, how much did you receive from sending/receiving institution for travel costs?“ og If releveant , how much did you receive from sending/receiving institution for daily subsistance costs abroad? These are questions asking about your erasmus+ international grant. You should put in the figures stated in the Grant agreement that you made with the University of Iceland.
8. Skattframtal. Styrkurinn er framtalsskyldur, en telja skal fram kostnað á móti og er þá ekki greiddur skattur af styrknum. Hyggilegt er að geyma allar kvittanir.