Rafrænn námssamningur vegna lengri dvala - Leiðbeiningar

Hér fylla nemendur inn persónuupplýsingar. Meðal annars: 

• Academic year – skólaár skiptinámsins 
• Study cycle – námsstig 
• Field of education - námsgrein nemanda

Hér koma upplýsingar um HÍ sem er Sending Institution. Skrá þarf inn Háskóla Íslands og mun hann koma upp á fellilistanum.  

• Gæta þarf þess að kennsluár sé rétt skráð en ekki er hægt að gera breytingar á þeim lið síðar. 
• Sending Responsible Person er alþjóðatengiliður í deild nemanda (International Coordinator at Faculty). Sjá lista yfir tengiliði
• Sending Administrative Contact Person er í öllum tilfellum Ingibjörg Helga Steingrímsdóttir - outgoing.europe@hi.is / +354 525 4311 

Hér fylla nemendur inn upplýsingar um gestaskóla sem skiptinám fer fram í. Athugið að nöfn gestaskólanna í fellilistanum eru þeirra lögheiti og geta verið á tungumáli gestalandsins.

• Receiving Responsible Person er aðilinn í gestaskólanum sem skrifar undir námssamninginn fyrir þeirra hönd.
• Mikilvægt er að þessar upplýsingar séu réttar og að netfang ábyrgðaraðila sé rétt skráð. Gestaskólinn gefur upplýsingar um hver þessi aðili er. Við mælum með að nemendur finni upplýsingasíðu fyrir „incoming exchange students“ á vefsíðu gestaskólans en þessar upplýsingar má oft finna þar. Ef nemendur finna engar upplýsingar um tengiliði eða upplýsingar eru ófullnægjandi er nauðsynlegt að hafa beint samband við gestaskólann. 
• Ef gestaskólinn er með fleiri tengiliði sem annast skiptinám nemenda er hægt að setja þá inn sem Receiving Administrative Contact Person.

Hér koma upplýsingar um þá áfanga sem nemendur hafa í huga að taka í skiptináminu og hvort eða hvernig þeir eru metnir inn í námið. 

Fyrsta skref er að skrá inn áætlað tímabil dvalarinnar en þessar upplýsingar koma oftast fyrir í samþykktarbréfum. Ef að dagsetningar dvalar koma ekki þar fram skal fara eftir upplýsingum á heimasíðu gestaskóla undir „incoming exchange“ eða kennslualmanaki skólans. 

Tafla A:
Hér koma í „TABLE A“ inn upplýsingar um námskeiðaval þar sem nemendur telja upp námskeiðin sem þeir vilja taka við gestaskólann og deild þeirra í HÍ hefur samþykkt. 

• Nemendur þurfa að skoða vel námskeiðaframboðið við gestaskóla og bera svo undir alþjóðatengilið þá áfanga sem áhugi er fyrir með því að senda námskeiðalýsingar á tengilið deildar.  
• Þegar deild hefur samþykkt áfangaval eru áfangarnir hjá gestaskóla settir inn í töflu A. 
• Ef enginn kóði er á áföngum er áfanginn skráður sem 000. 
• Nemendur verða að vera skráðir í 30 ECTS á misseri – 60 ECTS á ári.
• Í Töflu B kemur fram hvernig mati á skiptináminu er háttað 

Til að bæta við námskeiðum við gestaskóla velja nemendur „Add Component to Table A“ og skrá þar inn nafn og kóða námskeiðsins, einingafjölda og tímabil. Til að bæta við fleiri námskeiðum er „Add Component to Table A“ valið aftur.

Hægt er að setja hlekk inn á kennsluskrá gestaskólans fyrir neðan „Web link to the course catalogue at the Receiving Institution describing the learning outcomes [web link to the relevant info]“

Nemendur skrá einnig inn á hvaða tungumáli meirihluti áfanga, sem áætlað er að taka, er kenndur á. Síðan skrá nemendur hæfni í tungumálinu, A1 er verst og C2 er best. Nemendur leggja sjálfir mat á eigin hæfni í því tungumáli en miðað er við að allir nemendur HÍ séu með B2 eða hærra í ensku.

Tafla B:
Nemendur fylla næst út „TABLE B“ á sama hátt en þar eru upplýsingar um hvernig námið verður metið til baka í HÍ. 

• Námskeið metin sem val: Ef nemendur fá námskeið metin til baka sem valnámskeið þá setja þeir inn „Electives“ og þann fjölda eininga sem verða metnar sem val. Hægt er að skrá inn námskeiðakóðann 000 í þessum tilfellum.
• Námskeið metin í stað skyldu: Ef nemendur fá námskeið metin til baka sem skyldunámskeið þá verður að koma fram hvaða skyldunámskeið það eru og hve margar einingar fást metnar.
• Til þess að það komi skýrt fram hvaða námskeið nemendur eru að fá metin sem skyldunámskeið þá geta nemendur merkt námskeiðin með tölustöfum. Sem dæmi má skrá „Ethics (1)“ í TABLE A og svo „Inngangur að siðfræði (1)“ í TABLE B svo að það sé skýrt að Námskeiðið „Ethics“ úti við gestaskóla verði metið í stað skyldunámskeiðsins „Inngangur að siðfræði“ við HÍ. 
• Ef nemendur fá ákveðin fjölda eininga ekki metin til baka þurfa nemendur að skrá inn „áfanga“ „Not towards degree“ og þann einingafjölda sem eftir stendur. Skrá skal kóðann 000 fyrir slíka skráningu og það misseri sem við á. Fjöldi eininga í töflu A skal vera sambærilegur fjölda eininga í töflu B. 

Hægt er að setja hlekk inn á viðeigandi síðu kennsluskrár HÍ.

Ekki er nauðsynlegt að fylla út „Provisions applying if the student does not complete successfully some educational components“.

Ef nemendur fara í hefðbundið skiptinám í eitt til tvö misseri í gestaskólanum þá þarf ekki að fylla út Table C.

Síðasta skrefið er að skrifa undir rafrænt. Kvittið undir með mús, eða fingrum ef þið gerið þetta í síma eða spjaldtölvu í hvítum ramma sem birtist á skjánum. 

Þegar búið er að skrifa undir rafrænt þá velja nemendur „Sign and send the Online Learning Agreement to the Responsible person at the Sending Institution for review“ en þá sendist samningurinn á deild nemenda. 

Nemendur geta ávallt séð stöðu samnings undir MY LEARNING AGREEMENT inn í OLA kerfinu. Fylgjast þarf náið með samningnum og stöðu hans.

Eftir undirritun nemenda sendist námssamningurinn sjálfkrafa á alþjóðatengilið deildar sem fer yfir samninginn. 

Ef deild samþykkir ekki námskeiðaval eða breytingar eru nauðsynlegar á samningnum, þá er samningnum hafnað og nemandi verður að lagfæra það sem nauðsynlegt er. Nemandi fær tilkynningu um það í tölvupósti. 

Ef deild samþykkir allt á námssamningnum þá skrifa þau undir samninginn og hann sendist sjálfkrafa til gestaskólans sem kvittar einnig undir. 

Þegar allir hafa kvittað undir fær nemandi tilkynningu um það. 

Mögulegt er hlaða námssamningnum upp í rafræna kerfinu sem pdf skjali undir MY LEARNING AGREEMENT.

Nemendur bera sjálfir ábyrgð á því að ljúka gerð námssamnings og fá hann fullundirritaðan. Eftir undirritun er nauðsynlegt að hlaða samningnum niður skila inn til Alþjóðasviðs.   

Þurfi nemendur að gera einhverjar breytingar á námskeiðavali á meðan á dvölinni stendur, þá er það einnig gert í gegnum OLA-kerfið. Mikilvægt er að gera breytingar strax ef áfangaval breytist.

• Ef gestaskóli notast ekki við OLA-kerfið þurfa nemendur að gera alveg nýjan samning með nýju námskeiðunum.
• Þegar gerðar eru breytingar á áföngum úti við gestaskóla skal breyta Table A en einnig er mikilvægt að skrá inn í Table B ef breytingar verða á námsmatinu í HÍ. 
• Til þess að gera breytingar á fullundirrituðum samningi er farið inn í MY LEARNING AGREEMENT og valið “Apply Changes“ og gerðar breytingar á samningnum, námskeiðum eytt út og nýjum bætt við. 

• Til þess að fjarlægja áfanga úr Table A þarf að:

o    Ýta á „Apply Changes“ 
o    Fara í skref 2 undir „Sending Mobility Programme changes“
o    Fara neðst á síðuna niður þar sem stendur „Add Component Final Table A2“ (í rauðu)
o    Undir „Component added or deleted“ er nauðsynlegt að velja „deleted“ fyrir áfangann sem ætlunin er taka út og passa að skrifa nöfn og kóða á áföngunum sem teknir eru út, nákvæmlega eins og þeir voru skrifaðir inn upphaflega. 

• Til þess að bæta við nýjum áfanga inn í Table A þarf að:

o    Ýta aftur á  „Add Component final table A2“ 
o    Ýta á "Component added or deleted“ og velja „Component added“
o    Skrá inn áfangann sem ætlunin er að taka í staðinn

• Ef breytingar verða á áföngum er mikilvægt að gæta þess að tafla B sé í samræmi við það. Í skrefi 3 „Receiving Mobility Programme changes“ er nauðsynlegt að gera samskonar breytingar eftir því sem við á. 

o    Ef um er að ræða breytingar á fjölda valeininga þarf að taka út áfangann „Electives“ í heild sinni og bæta honum aftur inn með nýjum fjölda metinna eininga
o    Ef um er að ræða breytingar á mati fyrir skyldu er nauðsynlegt að fjarlægja skylduáfangann úr töflu B2 og bæta við eftir því sem við á í val eða nýjan skylduáfanga
o    Ef námið er ekki metið er mikilvægt að gera samskonar breytingar á áfanganum „not towards degree“

Þegar nemendur hafa fyllt inn breytingarnar og skrifað undir í skrefi 5 („Commitment“) og ýtt á „Sign and send the Online Learning Agreement to the Responsible person at the Sending Institution for review“ sendist samningurinn sjálfkrafa á alþjóðatengilið í deild nemenda í HÍ og að lokum á gestaskóla til samþykktar.