Hlutverk skjalasafns Háskólans er að safna og varðveita skjöl og aðrar heimildir Háskóla Íslands og stofnana hans til notkunar fyrir Háskólann, stjórnvöld, stofnanir og einstaklinga. Safninu er heimilt að taka til varðveislu einkaskjalasöfn kennara, sérfræðinga og annarra sem gætu haft gildi fyrir fræðilegar rannsóknir. Skjalasafnið tekur til vörslu hluti, tæki og minjar sem tengjast sögu Háskóla Íslands og stofnana hans. Minjanefnd rækir þetta hlutverk safnsins ásamt forstöðumanni, sjá Minjanefnd Háskólans. Aðsetur og opnunartími Skjalasafnið er staðsett í Aðalbyggingu við Suðurgötu, á millilofti undir Hátíðarsal. Skjalasafnið er opið alla virka daga frá 9:00-15:00, en lokað í hádeginu. Þjónusta skjalasafnsins Skjalasafn HÍ veitir margs konar þjónustu; annast skjalastjórn við Háskólann og stýrir skjalastjórnarhugbúnaði, leiðbeinir starfsmönnum Háskólans um skjalavörslu og skjalagerð, þ.e. flokkun, skráningu pappírsskjala og rafrænna. Skjalasafnið útvegar starfsfólki stjórnsýslu skjalabúnað, tekur á móti og varðveitir skjöl, tæki og muni og veitir upplýsingar um sögu skólans. Á innri vef skólans er að finna ýmsar leiðbeiningar og handbækur um skjalamál í Háskóla Íslands. Aðstaða og búnaður Á skjalasafni er aðstaða fyrir gesti til að blaða í skjölum og fletta upp í ritum safnsins, m.a. árbókum Háskólans, kennsluskrám og ýmsu útgáfuefni. Skjöl úr safninu eru ekki lánuð út en þar eru bæði ljósritunarvél og skanni, auk tölvuaðstöðu þar sem leita má í skjalaskrám. NÁMAN – skjala- og hópvinnukerfi Háskóla Íslands Stjórnsýsla Háskóla Íslands notar skjala- og hópvinnukerfið GoPro frá Hugviti hf. Kerfið hefur fengið nafnið NÁMAN innan Háskólans. Skjalasafnið hefur umsjón með kerfinu með aðstoð sérfræðinga frá Hugviti hf. og Reiknistofnun Háskóla Íslands. Háskóli Íslands notar málalykil samþykktan af Þjóðskjalasafni Íslands. BIRTINGUR – myndasafn Háskóla Íslands Skjalasafn Háskóla Íslands heldur utan um Myndasafn Myndasafn HÍ. Einnig má skoða myndir úr starfi Háskóla Íslands í myndabanka á vef Háskólans. Til þess að fá að nota myndirnar verður að senda póst til Höllu Hallsdóttur, hallah@hi.is. Einnig á að skila öllum myndum inn til hennar sem teknar eru á vegum Háskólans. Skrár yfir skjalasöfn Skjalasöfn eru skráð jöfnum höndum í rafrænan gagnagrunn eftir því sem þau berast skjalasafni Háskólans frá deildum og stofnunum skólans. Skjalaskrár eru ekki aðgengilegar á vefnum. Fjölritaðar hafa verið eftirtaldar skjalaskrár: Skjalaskrá Háskóla Íslands 1911-1960 Skjalaskrá sjóða Háskóla Íslands 1911-1984 Skjalaskrá Hjúkrunarskóla Íslands 1931-1991 Skrá yfir skjöl rektors Háskóla Íslands 1960-1984 Einkaskjalasöfn Einkaskjalasöfn (Ein 1-23) sem varðveitt eru í skjalasafni Háskólans eru í nær öllum tilvikum aðeins hluti úr skjalasöfnum einstaklinga, gjarnan skjöl sem snerta Háskóla Íslands eða sögu hans. Þó kennir þar ýmissa grasa: Ein 1 Steingrímur J. Þorsteinsson prófessor Ein 2 Magnús Matthíasson kaupmaður Ein 3 Friðrik Einarsson læknir Ein 4 Gísli Fr. Pedersen læknir Ein 5 Byggingasamvinnufélag starfsmanna Háskóla Íslands Ein 6 Þorsteinn Vilhjálmsson prófessor Ein 7 Sverrir Tómasson sérfræðingur Ein 8 Þorbjörn Broddason prófessor Ein 9 Séra Sveinn Níelsson Ein 10 Alexander Jóhannesson rektor Ein 11 Gylfi Þ. Gíslason prófessor Ein 12 Þórir Kr. Þórðarson prófessor Ein 13 Sigurður Björnsson verkfræðingur Ein 14 Sögusjóður stúdenta Ein 15 Jónas Gíslason prófessor Ein 16 FFS Félag samkynhneigðra stúdenta Ein 17 Ökonomia - félag hagfræðinema Ein 18 Ottó H. Michelsen forstjóra Ein 19 James Love Nisbet læknir Ein 20 Sigurður Þórarinsson prófessor Ein 21 Helgi Pjeturss náttúrufræðingur Ein 22 Hume Society Ein 23 Þorbjörn Sigurgeirsson prófessor. Starfsfólk skjalasafnsins Fastráðið starfsfólk Halla HallsdóttirVerkefnisstjóri5254498hallah [hjá] hi.is Sonja Freydís ÁgústsdóttirVerkefnisstjóri5255421sonjaf [hjá] hi.is Starfsfólk í sérverkefnum Katrín J. MixaVerkefnisstjóri5254448katrinmixa [hjá] hi.is Ragnar Haukur SverrissonVerkefnisstjóri8495570rhaukur [hjá] hi.is Reglur skjalasafns 1. gr. Skjalasafn Háskóla Íslands Skjalasafn Háskóla Íslands er hluti af akademískri stjórnsýslu Háskólans. 2. gr. Stjórn skjalasafnsins Rektor skipar skjalasafninu þriggja manna stjórn til þriggja ára. Skipunartími stjórnar miðast við upphaf háskólaárs. Stjórn skiptir með sér verkum. Stjórnin skal þannig skipuð: Tveir skulu vera úr röðum kennara eða sérfræðinga og einn úr stjórnsýslu. Háskólarektor skipar formann stjórnar og skal hann vera úr röðum kennara eða sérfræðinga. Stjórn skjalasafnsins hefur yfirumsjón með rekstri þess. Hún markar safninu stefnu og hefur eftirlit með gerð fjárhagsáætlunar og framkvæmd hennar. Rektor ræður forstöðumann og starfslið skjalasafnsins að fenginni tillögu stjórnar þess. Forstöðumaður skjalasafns Háskóla Íslands situr fundi stjórnarinnar. 3. gr. Hlutverk Hlutverk skjalasafns Háskóla Íslands er að safna og varðveita skjöl og aðrar heimildir Háskóla Íslands og stofnana hans til notkunar fyrir Háskólann, stjórnvöld, stofnanir og einstaklinga. Markmið þessarar varðveislu eru: að tryggja hagsmuni og réttindi ofannefndra aðila að auðvelda notkun heimilda við vísindalegar rannsóknir og fræðiiðkun að fullnægja ákvæðum um upplýsingaskyldu stjórnvalda. Skjalasafni Háskóla Íslands er einnig heimilt að taka til varðveislu einkaskjalasöfn kennara, sérfræðinga og annarra, sem gætu haft gildi fyrir fræðilegar rannsóknir. Með skjölum og skráðum heimildum er átt við hvers konar gögn sem hafa að geyma upplýsingar og orðið hafa til við starfsemi á vegum Háskólans og stofnana hans, hvort sem um er að ræða skrifleg gögn, uppdrætti, ljósmyndir, filmur, örglærur, hljóðupptökur, gataspjöld, segulbönd, tölvugögn, myndbönd eða önnur hliðstæð gögn. Skjalasafnið tekur til vörslu hluti, tæki og minjar sem tengjast sögu Háskóla Íslands og stofnana hans. 4. gr. Hlutverk forstöðumanns skjalasafnsins Forstöðumaður skjalasafns annast daglegan rekstur og stjórn safnsins. Hlutverk forstöðumanns skjalasafnsins er m.a.: Að hafa yfirumsjón með skjalasafni Háskóla Íslands og móta stefnu á sviði skjalastjórnar og skjalavörslu Háskólans í samvinnu við stjórn safnsins. Forstöðumaður hefur yfirumsjón með málaskrá Háskólans. Að innheimta skjöl sem skylt er að afhenda Þjóðskjalasafni í samræmi við lög nr. 66/1985. Færa skal aðfangabók og skrásetja skjalasöfn sem skjalasafni Háskólans berast. Að sjá svo um að mikilvægustu skjöl Háskólans séu tryggilega varðveitt og að til sé öryggiseintak af hverju skjali, sem geymt er á öðrum stað en frumritið. Að líta eftir skjalasöfnum á skrifstofum Háskólans og stofnana hans og láta ábyrgðaraðilum og starfsmönnum í té leiðbeiningar um skjalavörslu, tölvuskráningu og pappírsnotkun. Leitast skal við að gera skjalavörsluna hagkvæma og sjá svo um að skjöl á skrifstofum séu ávallt í góðri reglu. Að vinna að verkefnum eða rannsóknum sem háskólaráð eða rektor kann að fela skjalasafninu í samráði við stjórn þess. Nánar er kveðið á um störf forstöðumanns í starfslýsingu. 5. gr. Útlán Óheimilt er að lána skjöl úr safninu. Skrifstofur Háskólans eiga þó rétt á að fá lánuð skjöl sem þær hafa afhent skjalasafni Háskólans. Einnig er heimilt að lána skjöl til notkunar á lestrarsal handritadeildar Landsbókasafns Íslands - Háskólabókasafns eða til þeirra rannsóknarstofnana Háskólans sem hafa aðstöðu til að geyma skjöl tryggilega að mati forstöðumanns skjalasafnsins. Safnið skal halda skrá yfir útlán. 6. gr. Grisjun og eyðing Óheimilt er að farga skjölum og tækjum nema að höfðu samráði við forstöðumann skjalasafnsins. Forstöðumaður skjalasafns skal í samráði við hlutaðeigandi aðila semja skjalavistunaráætlun yfir skjöl sem verða til á hverri skrifstofu Háskólans og skal þar kveða nánar á um vistun þeirra og varðveislu. Þar skal og kveða á um eyðingu skjala sem ekki er talin ástæða til að varðveita til frambúðar. Komi upp ágreiningur um eyðingu skjala skal honum vísað til háskólaráðs. Þjóðskjalasafn Íslands hefur þó jafnan síðasta orðið um eyðingu skjala, sbr. 7. gr. laga nr. 65/1985. 7. gr. Gildistaka o.fl. Skjalasafnið starfar í samræmi við ákvæði laga nr. 66/1985, um Þjóðskjalasafn Íslands. Reglur þessar eru settar á grundvelli laga nr. 41/1999, um Háskóla Íslands, og að fenginni staðfestingu háskólaráðs. Reglurnar öðlast þegar gildi. Auk þess falla úr gildi reglur frá 1999 um skjalasafn Háskóla Íslands. Samþykkt af stjórn skjalasafns Háskóla Íslands 2. maí 2002. Tengt efni Skjalastefna Háskóla Íslands facebooklinkedintwitter
