Skjalastefna Háskóla Íslands

Tilgangur skjalastefnu Háskóla Íslands er að tryggja kerfisbundna stjórnun skjala innan Háskóla Íslands. Háskólanum er skylt að afhenda gögn til Þjóðskjalasafns Íslands skv. 14. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Með ábyrgri stefnu Háskólans í skjalastjórn er leitast við að tryggja að öll meðferð skjala sé áreiðanleg og að skjölin séu ávallt aðgengileg og varðveitt í samræmi við lög, viðeigandi vinnureglur og staðla.

Kerfisbundin stjórnun skjala innan Háskóla Íslands er hluti af gæðakerfi skólans.

Stefnan nær til alls starfsfólks Háskóla Íslands. Stefnan nær til allra skjala, án tillits til uppbyggingar eða forms, sem mynduð eru innan Háskólans eða berast að, og eru vitnisburður um starfsemi Háskólans. Stefnan gildir um skjöl, myndun þeirra, föngun, stjórnun svo og lýsigögn.

• Háskóli Íslands skal starfrækja skilvirkt og traust skjalastjórnunarkerfi sem uppfyllir lögbundndar skyldur og kröfur.
• Að starfsfólki sé ljóst að þau skjöl sem það móttekur, útbýr eða meðhöndlar í starfi sínu hjá Háskóla Íslands séu eign skólans og skulu meðhöndluð samkvæmt lögum og reglum sem gilda um þau og kröfum um vönduð vinnubrögð á sviði skjalastjórnar.
• Að tryggja kerfisbundna stjórnun skjala allan líftíma þeirra í rafrænu skjalastjórnunarkerfi, þ.e. frá því að þau verða til innan Háskólans eða berast honum, og þar til þeim er annað hvort eytt samkvæmt heimild eða þau afhent Þjóðskjalasafni Íslands.
• Háskólinn leitast við að samræmd vinnubrögð séu viðhöfð í öllum starfseiningum skólans til þess að tryggja varðveislu og endurheimt skjala og að staða og eftirfylgni mála sé Ijós hverju sinni.
• Að tryggja starfsfólki viðeigandi fræðslu um meðferð skjala og viðeigandi lög og reglur.
• Að auka skilvirkni, rekjanleika og bæta upplýsingastreymi meðal starfsfólks Háskólans í því skyni að auka skjalaöryggi, greiða fyrir aðgengi að upplýsingum og styðja við vandaða stjórnsýslu.

Skjalasafn Háskóla Íslands heyrir undir skrifstofu rektors og ber rektor ábyrgð á að skjalastjórn Háskólans sé í samræmi við lög og reglur.

Deildarstjóri skjalasafns Háskóla Íslands hefur eftirlit með því að skjalastefnunni sé fylgt. Deildarstjóri skipuleggur, í samráði við viðeigandi stjórnendur, fræðslu fyrir starfsfólk til að auðvelda því rétta meðferð skjala.

Skjalasafn Háskóla Íslands og upplýsingatæknisvið bera ábyrgð á að rafrænu skjalastjórnunarkerfi skólans sé starfrækt og viðhaldið í samræmi við tækniþróun.

Forsetar fræðasviða og sviðsstjórar miðlægrar stjórnsýslu bera ábyrgð á því að skjalastefnu Háskólans sé framfylgt, hver á sínu sviði, í samvinnu við deildarstjóra skjalasafns. Þeir skulu sýna gott fordæmi og tryggja skjalastjórnun stuðning við framkvæmd stefnunnar.

Starfsfólki Háskóla Íslands er skylt að framfylgja skjalastefnu skólans. Það ber ábyrgð á myndun, móttöku og vistun skjala til vitnis um starfsemi Háskólans í samræmi við skjalastefnuna.

Skjalastefnu Háskóla Íslands skal fylgt eftir með starfsáætlun til eins árs í senn. Í starfsáætluninni eru tilgreindar áherslur og aðgerðir, þeim forgangsraðað og ábyrgðaraðilar tilgreindir. Deildarstjóri skjalasafns undirbýr áætlunina í samráði við rektor og kynnir hana fyrir umsjónar- og ábyrgðaraðilum í október ár hvert. Deildarstjóri skjalasafns setur fram, í samvinnu við upplýsingatæknisvið, verklagsreglur, vinnuleiðbeiningar og skjalavistunaráætlun fyrir Háskólann í heild. Lögð er áhersla á fræðslu starfsfólks og þjálfun í notkun rafrænna upplýsinga- og skjalakerfa.

Skjalastefna Háskóla Íslands tekur gildi 1. júní 2018. Endurskoða skal stefnuna á fimm ára fresti eða oftar ef tilefni er til.

• Lög um opinber skjalasöfn nr. 77/2014
• Upplýsingalög nr. 140/2012.
• Stjórnsýslulög nr. 37/1993.
• Lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018
• Lög um bókhald nr. 145/1994.
• ISO 15489 Information and documentation – Records managerment – Part 2: Guidelines. (íslensk þýðing væntanleg).
• Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um skjalavistunaráætlanir afhendingarskyldra aðila nr. 571/2015.
• Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um málalykla afhendingarskyldra aðila nr. 572/2015.
• Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila nr. 573/2015.
• Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um tilkynningu og samþykkt rafrænna skjalavörslukerfa afhendingarskyldra aðila nr. 624/2010.
• Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um tilkynningu rafrænna skráa og gagnagrunna afhendingarskyldra aðila nr. 625/2010.
• Reglur Þjóðskjalasafns um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila nr. 100/2014.

Reglur Þjóðskjalasafns Íslands.

Skýring á hugtökum og heitum um skjöl og skjalasöfn.