Skip to main content
6. desember 2022

Nemi í HÍ fær verðlaun fyrir lokaverkefni í verkefnastjórnun

Nemi í HÍ fær verðlaun fyrir lokaverkefni í verkefnastjórnun - á vefsíðu Háskóla Íslands

Á hverju ári veitir Verkefnastjórnunarfélag Íslands viðurkenningu fyrir besta meistaraverkefnið á sviði verkefnastjórnunar innan þeirra háskóla sem kenna fræði á þessu sviði. Í ár varð meistaraverkefni Bjarndísar Rúnu Sigurðardóttur, nema í verkefnisstjórnun við Háskóla Íslands, hlutskarpast ásamt verkefni frá HR. Verkefni Bjarndísar Rúnu ber heitið Innleiðing stefnu og stefnumótandi ákvörðunartaka í samstæðu OR „Það er að fólk sjái ljósið og verði stolt yfir því að hafa tekið þessar ákvarðanir“. 

Í verkefninu var fjallað um innleiðingu stefnu og stefnumótandi ákvarðanatöku út frá sjónarhorni millistjórnenda. Bjarndís Rúna segir að niðurstöður rannsóknar sinnar hafi leitt í ljós að viðmælendur innan þeirrar samstæðu sem var til rannsóknar upplifðu bil á milli stefnu og innleiðingarinnar. Þeir töldu að þátttaka þeirra í stefnumótandi ákvörðunum gæti aðstoðað þá við að skilja betur stefnuáherslur til að minnka þetta bil. 

„Þessi viðurkenning er mikil hvatning fyrir mig til að halda áfram í þá átt sem ég stefni og opnar vonandi einhver spennandi tækifæri,“ segir Bjarndís Rúna um þessi verðlaun sem veitt eru af atvinnulífinu. Leiðbeinandi í verkefninu var Inga Minelgaite, prófessor við Viðskiptafræðideild, en hún er einnig umsjónarmaður meistaranáms í verkefnastjórnun við HÍ.

Vann verðlaunaverkefni með OR

Í stefnu HÍ er áhersla á þétt tengsl við atvinnulíf. Bjarndís Rúna vann verkefnið sitt í nánum tengslum við Orkuveitu Reykjavíkur (OR) og því má segja að þarna hafi fléttast saman sýn atvinnulífs og akademíu. 

„Í verkefninu var ég að skoða innleiðingu stefnu og stefnumótandi ákvörðunartöku út frá sjónarhorni millistjórnenda. Mér fannst áhugavert að skoða þetta efni út frá upplifun og reynslu millistjórnenda þar sem stefnumótandi ákvarðanir hafa í gegnum tíðina verið á ábyrgð æðstu stjórnenda og innleiðing stefnu hlutverk millistjórnenda,“ segir Bjarndís um verkefnið sitt. „Einnig vildi ég skoða hvaða verkfæri verkefnastjórnunar gætu nýst við að auka árangur á innleiðingu stefnu. Í því samhengi getur stjórnun verkefnaskráa aukið árangur á innleiðingunni þar sem aðferðin miðar að því að öll verkefni skpulagsheilda séu unnin markvisst í átt að stefnum.“

Bjarndís segir hafa notast við eigindlega rannsóknaraðferð í verkefninu til þess að öðlast dýpri skilning á viðfangsefninu. „Ég tók tíu viðtöl við tvo millistjórnendur í öllum skipulagsheildum OR, en þær eru Orkuveita Reykjavíkur, Orka náttúrunnar, Veitur, Ljósleiðarinn og Carbfix.“ 

Bil myndast milli stefnumótunar og framfylgni

Bjarndís Rúna segir að þegar stefna sé mótuð í skipulagsheildum sé almennt farið í gegnum tvö ferli sem eru annars vegar stefnumótun og hins vegar innleiðing. „Í stefnumótuninni eru sett fram markmið, gildi og framtíðarsýn skipulagsheilda. En einnig eru teknar mikilvægar stefnumótandi ákvarðanir sem hafa gríðarlega mikil áhrif á alla starfsemi og starfsmenn. Þessar ákvarðanir tengjast t.d. hvernig eigi að úthluta fjármagni í ákveðin verkefni, þróa nýjar vörur eða þjónustu, fara inn á nýja markaði og aðrar breytingar á stefnu skipulagsheildanna.“

Bjarndís Rúna segir að þegar stefna hafi verið mótuð, og stefnumótandi ákvarðanir verið teknar, fari innleiðing hennar fram. „Innleiðingin fer fram þegar starfsmenn framfylgja stefnunni í sinni daglegu vinnu. Innleiðingin er talin vera flókin og erfið vegna þess að ef hún er ekki framkvæmd á markvissan hátt er ólíklegt að stefnan verði að veruleika. Þess vegna er oft bil á milli stefnunnar og innleðingarinnar. Lykilþáttur í árangursríkri innleiðingu er að millistjórnendur skilji stefnuna svo þeir geti komið markmiðum hennar til skila til annara starfsmanna. Þess vegna er mikilvægt að þeir taki þátt í stefnumótun þar sem stefnumótandi ákvarðanir eru teknar.“ 

 

Bjarndís Rúna segist telja að millistjórnedur séu því afar mikilvægir hlekkir í stefnumótun svo þeir skilji tilgang stefnunnar og hvers vegna hún sé mikilvæg fyrir árangur skipulagsheilda. Ef millistjórnendur eru hafðir með í stefnumótunarferlinu frá upphafi og taki þannig þátt í stefnumótandi ákvörðunum muni þeir tengja betur við stefnuna. „Sömuleiðis myndi innleiðingarferlið fá aukna merkingu þar sem millistjórnendur eru partur af stefnumótunarferlinu og hafi betri þekkingu á því hvernig þeir geta tengt stefnur við verkefnin sem þeir vinna í sínu daglega starfi,“ segir Bjarndís Rúna. MYND/Kristinn Ingvarsson

Mikilvægt að millistjórnendur taki þátt í stefnumótun

Bjarndís Rúna segir að í verkefninu hafi einnig komið í ljós að samvinna í gegnum svokölluð stefnuverkefni ýtti frekar undir skilning á innleiðingu stefnu. „En þá var markvisst verið að vinna verkefni sem tengdust stefnunni og þannig verið að taka þátt í innleiðingunni. Það kom fram að ábyrgð millistjórnenda í stefnumótandi ákvörðunum væri óskýr og það mætti bæta ferlið svo fleiri kæmust að borðinu hvað varðar ákvörðunartöku. Það mætti t.d. bæta ferlana í skipulagsheildinni svo fleiri gætu komið að ákvörðunum, t.d. með því að dreifa ábyrgðinni á milli starfsmanna.“

Bjarndís Rúna segist telja að millistjórnedur séu því afar mikilvægir hlekkir í stefnumótun svo þeir skilji tilgang stefnunnar og hvers vegna hún sé mikilvæg fyrir árangur skipulagsheilda. Ef millistjórnendur eru hafðir með í stefnumótunarferlinu frá upphafi og taki þannig þátt í stefnumótandi ákvörðunum muni þeir tengja betur við stefnuna. „Sömuleiðis myndi innleiðingarferlið fá aukna merkingu þar sem millistjórnendur eru partur af stefnumótunarferlinu og hafi betri þekkingu á því hvernig þeir geta tengt stefnur við verkefnin sem þeir vinna í sínu daglega starfi. Með þessu gæti bilið milli innleiðingar og stefnu minnkað til muna. Með því að vera partur af mikilvægum ákvörðunum, tengdum markmiðum, gildum og framtíðarsýn verður innleiðingarferlið sýnilegra. Ef millistjórnendur eru partur af mótun stefnunnar og taka þátt í ákvörðunum tengdum stefnunni tengja þeir betur við hana og stefnan flæðir meðvitað og ómeðvitað í gegnum fyrirtæki, t.d. með stefnuverkefnum sem eru forgangsröðuð út frá stefnunni.“

Spennandi og praktísk nám í verkefnastjórnun

Þegar Bjarndís Rúna er spurð út í námið segist hún hafa valið það vegna þess að það sé spennandi og praktískt. „Verkefnastjórnun í fyrirtækjum er alltaf að aukast og ég tel því þekkingu á þessu sviði mjög mikilvæga. Einnig fékk ég tækifæri að vinna praktísk verkefni með samnemendum hjá fyrirtækjum í atvinnulífinu sem mér þótti mjög gaman.“ 

Bjarndís Rúna segir að kennararnir í náminu séu mjög metnaðarfullir og noti fjölbreyttar aðferðir við kennsluna. „Í náminu fékk ég m.a. innsýn í grunn verkefnastjórnunar og aðferðafræðina sem fagið felur í sér. Einnig gat ég valið úr fjölda valnámskeiða sem víkkuðu sjóndeildarhringinn enn frekar. Ég er afar heppin að hafa farið í gegnum námið með frábærum samnemendum sem gerðu námið ennþá skemmtilegra,“ segir verðlaunahafinn Bjarndís Rúna Sigurðardóttir. 

Bjarndís Rúna Sigurðardóttir