Prófessor í HÍ í ritstjórn heimssamtaka í verkefnastjórnun
Verkefnastjórnun er eitt mikilvægasta fagið í flestum rekstri þar sem hann einkennist æ meir af sjálfstæðum verkefnum sem hafa tiltekinn líftíma og taka mið af sérhæfðum ferlum sem annaðhvort eru velþekktir eða þarfnast þess að vera skilgreindir. Allt er þetta gert með það að markmiði að bæta rekstur, gera hann hagkvæmari og arðvænni, flýta ferlum og fínstilla þá. Verkefnastjórn verður æ mikilvægari eftir því sem áhersla eykst á nýsköpun og breytingar í samfélögum og rekstri fyrirtækja og opinberra stofnanna.
„Þegar við reynum að gera eitthvað sem hefur aldrei verið gert áður eykst möguleikinn á mistökum og miklum kostnaði. Í verkefnastjórnun erum við að læra að takast á við óvissu sem fylgir slíkum verkefnum. Við öðlumst þekkingu á óvissuþáttum með því að spá fyrir um framvinduna og samhliða því lærum við að takast á við allt sem fylgir því að vinna í óvissu.“
Þetta segir Inga Minelgaite, prófessor í verkefnastjórnun við HÍ, sem nýlega hlaut þann heiður að vera valin í útgáfu- eða ritstjórn innan IPMA, sem eru önnur af tveimur stærstu samtökum sérfræðinga á sviði verkefnastjórnunar í heiminum. Sérfræðingar í verkefnastjórn fullyrða einmitt að nú ríki sérstök verkefnaöld– þar sem fjöldi verkefna aukist stöðugt sem menn þurfi að glíma við og þau verði æ flóknari viðureignar. Þess vegna muni hæfileikinn til að takast á við breytingar og stýra verkefnum verða æ verðmætari eftir því sem tíminn líður.
Stjórnin helgar sig brýnum útgáfumálum
Aðspurð um hlutverk IPMA segir Inga að samtökin styðji við fag- og fræðafólk auk sérfræðinga á sviði verkefnastjórnunar um allan heim við að miðla nýrri þekkingu og niðurstöðum rannsókna. Í ritstjórninni, sem helgar sig m.a. útgáfumálum á sviði verkefnastjórnunar, eru einungis sjö fulltrúar allra þeirra rösklega sjötíu landa sem eiga aðild að samtökunum. IPMA er þekktast hér á landi og víðar fyrir að veita menntuðum verkefnastjórum alþjóðlega vottun sem gerir þeim einfaldara að starfa á alþjóðlegum markaði. Inga sat nýverið stjórnarfund hjá IPMA í Dubrovnik í Króatíu.
„Vinna innan IPMA er ekki einungis til að betrumbæta fagið sjálft heldur til að bæta samfélög og rekstur fyrirtækja og stofnanna um allan heim,“ segir Inga og bætir því við hlutverk stjórnarnarinnar sé að kortleggja hvar þörf sé á mestri þekkingu og hvar þurfi að rannsaka og birta til að bæta hag allra.
„Við vinnum að útgáfu á þekkingu í þágu menntastofnana, samfélaga og atvinnulífs í ljósi þess hvað sé mikilvægust núna á heimsvísu og með hliðsjón af nánustu framtíð. Við vinnum að því að afla upplýsinga frá fyrirtækjum, fræðimönnum, félagasamtökum og hinu opinbera til að fylla í eyður þar sem sannarlega skortir þekkingu til að bæta verkefnastjórnun við núverandi aðstæður. Á þessum fyrsta vinnufundi nefndarinnar í Dubrovnik þá skuldbatt ég mig til dæmis til að þróa þrjár dæmisögur fyrir ákveðinn markhóp í alþjóðlegum viðskiptum og kennara í verkefnastjórnun. Eitt tilvik sem ég mun skrifa um er svo sérstakt að jafnvel kvikmynd hefur verið gerð um það,“ segir Inga og brosir og neitar að gefa upp hvaða kvikmynd sé þar á ferðinni, en segir að það komi í ljós þegar greinin sín birtist.
„Hver veit, kannski munu líka önnur tvö tilvik sem við vinnum að veita kvikmyndagerðarfólki innblástur,“ bætir Inga og hlær.
„Vinna innan IPMA er ekki einungis til að betrumbæta fagið sjálft heldur til að bæta samfélög og rekstur fyrirtækja og stofnanna um allan heim,“ segir Inga sem sat nýverið stjórnarfund hjá IPMA í Dubrovnik í Króatíu. IPMA er þekktast hér á landi og víðar fyrir að veita menntuðum verkefnastjórum alþjóðlega vottun sem gerir þeim einfaldara að starfa á alþjóðlegum markaði.
Mikilvægt fyrir nemendur HÍ í verkefnastjórnun
Í HÍ er áhersla á nám sem er helgað sérstaklega verkefnastjórnun sem Inga leiðir. „Það er sérstaklega ánægjulegt að nemendur HÍ munu njóta mjög góðs af setu minni í stjórninni því við fáum nú fleiri gestafyrirlesa hingað í HÍ sem hafa gríðarlega alþjóðlega reynslu og þekkingu á viðfangsefninu og miðla því áfram,“ segir Inga Minelgaite. Hún bendir þannig á að þetta nýja hlutverk hennar leiði til þess að hingað koma sérfræðingar með mikla þekkingu á verkefnastjórn í kreppu sem skipti verulegu máli eins og nú hátti til í heiminum. Hingað komi t.d. fljótlega aðalverkefnastjóri Höfðaborgar í Suður-Afríku sem deila muni reynslu sinni af því að leiða verkefni á flóknum krepputímum.
Inga segir að við vinnum ekki ein og sér heldur á alþjóðlegum markaði og það sé ómetanlegt fyrir nemendur HÍ að fá hingað jafnvel fyrirlesara sem hafi unnið með stjórnendum sem náð hafi ótrúlegum árangri á heimsvísu. Í því sambandi nefnir hún sérstaklega Elon Musk sem stýrir Tesla-samstæðuni.
„Stjórnarseta mín hjálpar þannig við að koma frægum fyrirlesurum í verkefnastjórnun hingað í HÍ og veita alþjóðlega sýn á viðfangsefnin. Íslendingar geta vissulega verið stoltir af því hvernig þeim hefur farnast í mörgum flóknum verkefnum en það þarf alltaf að læra til að gera betur. Það er stundum sagt að maður læri best af eigin mistökum, en það er líklega enn gáfulegra að læra af mistökum annarra,“ segir Inga og brosir.
Verkefnastjórnun lykill að árangri breytinga
Inga segir að samfélag okkar taki örum breytingum og allur rekstur samhliða því. „Við viljum öll að lífsgæði okkar séu sem best og að fyrirtæki séu vel rekin í þágu samfélaga og eigenda. Til að það takist þarf stöðugt að innleiða breytingar. Aðferðir í verkefnastjórnun hjálpa mjög við að innleiða þessar breytingar nógu tímanlega, innan fjárhagsáætlunar og með hliðsjón af öllum hagsmunaaðilum,“ segir Inga.
Hún segir að það sé vissulega hægt að breyta án verkefnastjórnunar en það muni á endanum kosta miklu meira, bæði í formi tíma og fjármuna. „Líkurnar á að gera afdrifarík mistök aukast líka mjög mikið. Verkefnastjórnun sýnir okkur leiðir, hvernig á að gera það sem þarf að gera, innan fjárhagsáætlunar og innan tímamarka.“
