Verklagsreglur um viðbrögð við einelti og öðru ofbeldi innan Háskóla Íslands

Einelti og annað ofbeldi er með öllu óheimilt innan Háskóla Íslands og er ekki liðið í samskiptum starfsfólks, nemenda eða annarra sem að starfsemi HÍ koma, s.s. verktaka eða gesta.

Markmið verklagsreglna þessara er að tryggja að úrræði séu til staðar ef upp koma tilvik varðandi einelti eða ofbeldi innan Háskóla Íslands. Auk þess er verklagsreglunum ætlað að stuðla að forvörnum og aðgerðum gegn einelti og ofbeldi innan háskólans og samræma viðbrögð, í samræmi við ákvæði laga nr. 46/1980 um aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum og reglugerðar nr. 1009/2015 um aðgerðir gegn einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum.

Um kynferðislega áreitni og kynbundið áreiti fjallar fagráð og gilda sérstakar verklagsreglur um þau málefni, sjá hér.

Hugtakaskilgreiningar eru í samræmi við reglugerð nr. 1009/2015. Með hugtakinu einelti er átt við síendurtekna hegðun sem almennt er til þess fallin að valda vanlíðan hjá þeim sem fyrir henni verður, svo sem að gera lítið úr, móðga, særa eða ógna viðkomandi eða að valda honum ótta.

Skoðanaágreiningur eða ágreiningur vegna ólíkra hagsmuna fellur ekki hér undir. Með hugtakinu ofbeldi er átt við hvers kyns hegðun sem leiðir til, eða gæti leitt til, líkamlegs eða sálræns skaða eða þjáninga þess sem fyrir henni verður, einnig hótun um slíkt, þvingun eða handahófskennda sviptingu frelsis.

Starfsmenn, stjórnendur og nemendur bera sameiginlega ábyrgð á að stuðla að góðu og öruggu vinnuumhverfi, jákvæðum starfsanda og umburðarlyndi.

Hverjum þeim sem telur sig verða fyrir einelti eða ofbeldi, verða var við eða hafa rökstuddan grun eða vitneskju um slíka hegðun á vinnustað, ber, samkvæmt 9. gr. reglugerðar nr. 1009/2015 um aðgerðir gegn einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum, að tilkynna það svo að hægt sé að bregðast við því með réttum hætti. Um tilkynningar fer í samræmi við 5. gr. verklagsreglna þessara.

Mannauðssvið Háskóla Íslands markar stefnu í málaflokknum og metur stöðuna m.a. með tilliti til niðurstaðna úr starfsumhverfiskönnunum. Viðbragðsteymi skoðar og metur þau mál sem til þess er beint, veitir ráðgjöf og rannsakar einstök mál eftir því sem við á.

Á mannauðssviði skulu skráð þau mál sem tengjast einelti og ofbeldi, í hvaða farvegi þau eru hverju sinni og hvernig þau eru til lykta leidd. Gætt skal þagmælsku um einstök mál, sbr. 8. gr. þessara verklagsreglna.

Sviðsstjóri mannauðssviðs skipar viðbragðsteymi vegna eineltis og ofbeldis sem tekur til meðferðar mál er varða möguleg brot innan Háskóla Íslands. Í viðbragðsteyminu skulu vera þrír einstaklingar, sem hafa þekkingu og reynslu af meðferð mála af þessu tagi. Tveir skulu vera starfsmenn mannauðssviðs, þar af annar lögfræðingur sviðsins, en hinn þriðji utanaðkomandi.

Við skipun í viðbragðsteymið skal gætt að ákvæðum 28. gr. laga um jafna stöðu og jafnan rétt kynjanna nr. 150/2020.

Hlutverk viðbragðsteymisins er að taka við og rannsaka kvartanir um einelti og ofbeldi innan Háskóla Íslands, veita yfirmönnum náms- eða starfseininga, þolanda og geranda, umsögn um þær og koma með tillögur til úrbóta.

Viðbragðsteymið skal enn fremur vera sviðsstjóra mannauðssviðs og stjórnendum öllum til ráðgjafar um fyrirbyggjandi aðgerðir gegn einelti og ofbeldi.

Viðbragðsteymið skal við málsmeðferðina gæta að ákvæðum stjórnsýslulaga nr. 37/1993, þar með talið um andmælarétt, rannsóknarskyldu, jafnræði aðila og málshraða eftir því sem við á. Einnig skal líta til hæfisreglna stjórnsýslulaga varðandi hæfi teymismanna til að fjalla um mál hverju sinni.

Hver sá sem vill tilkynna eða bera fram kvörtun vegna eineltis eða ofbeldis sem viðkomandi telur sig verða fyrir, eða hafa vitneskju um í starfi eða námi við Háskóla Íslands, af hálfu starfsmanns, nemanda, verktaka eða gesta, skal snúa sér til mannauðsstjóra viðkomandi fræðasviðs, náms- og starfsráðgjafar Háskóla Íslands eða mannauðssviðs, til að koma tilkynningum til viðbragðsteymis vegna eineltis og ofbeldis.

Formlegri kvörtun um einelti og ofbeldi skal skila á þar til gerðu eyðublaði sem fer til viðbragðsteymis vegna eineltis og ofbeldis hjá mannauðssviði háskólans. Hver sá sem tekur við formlegri kvörtun um brot skal umsvifalaust vísa erindinu til viðbragðsteymisins.

Í formlegri kvörtun skal koma fram:

• lýsing á því í hverju meint einelti eða ofbeldi hefur birst,

• hversu lengi það hefur viðgengist,

• nafn og starfseining meints geranda,

• nafn og starfseining meints þolanda,

• hverjir hafa komið að mögulegri lausn málsins,

• annað sem viðkomandi telur skipta máli,

• undirskrift þess er leggur fram kvörtun, nafn, náms- eða starfseining.

Þegar viðbragðsteymi vegna eineltis og ofbeldis tekur mál til skoðunar á grundvelli tilkynningar skal tekin ákvörðun um framhald eða lokun máls. Viðbragðsteymið skráir allar tilkynningar og hvernig þeim lyktar. Berist tilkynning frá öðrum en þeim sem talinn er hafa orðið fyrir einelti eða ofbeldi boðar viðbragðsteymið meintan þolanda á fund sinn og kannar afstöðu hans til tilkynningarinnar. Að loknum viðtölum við aðila málsins ákveður teymið hvort taka skuli málið til formlegrar meðferðar. Ef mál er tekið til formlegrar meðferðar fer um málsmeðferð eftir 7. gr. verklagsreglna þessara.

Tilkynna skal meintum geranda/gerendum og viðeigandi yfirmönnum að formleg kvörtun um einelti eða ofbeldi hafi borist og að formleg skoðun og rannsókn muni fara fram. Einnig skal senda meintum geranda/gerendum afrit af formlegri kvörtun.

Áætla skal hversu langan tíma rannsóknin muni taka og tilkynna báðum aðilum svo og yfirmönnum þeirra um líklegan tímaramma. Gera skal báðum aðilum, svo og yfirmönnum þeirra, ljóst hvernig vinnsla málsins fer fram, að frásögn þeirra verði skráð og þau atvik sem tilgreind eru í kvörtun verði borin undir hinn aðila málsins og vitni ef þau eru fyrir hendi. Einnig skal upplýsa að unnin verði skýrsla um málið þar sem metið er hvort meint einelti eða ofbeldi hafi átt sér stað eða ekki.

Stjórnendur viðkomandi náms- eða starfseiningar skulu, að höfðu samráði við viðbragðsteymi, grípa til nauðsynlegra ráðstafana varðandi náms- eða vinnutilhögun meints þolanda og meints geranda. Reynt skal að ná sáttum um vinnutilhögun meðan málið er í rannsókn.

Rætt skal við meintan þolanda og meintan geranda. Athugað skal hvort aðilar vilji tilgreina vitni sem rætt yrði við. Rætt skal við þau vitni sem aðilar hafa nefnt til sögunnar. Meta skal með hvaða hætti vitna er getið í skýrslu viðbragðsteymisins. Þó skal gæta þess að ekki sé hægt að rekja framburð til einstaks vitnis, ef þess er nokkur kostur. Gæta skal jafnræðis milli aðila og jafnan viðhafa það vinnulag að rætt skuli við báða aðila í tvígang. Ef um vitni er að ræða skal eftir atvikum ræða við þau eftir fyrri umferð með aðilum máls.

Bjóða skal báðum aðilum málsins stuðning, sérfræðiaðstoð sálfræðings, félagsráðgjafa eða annars meðferðaraðila með sérþekkingu á umræddum brotum.

Áður en gengið er frá skýrslu um málið skulu báðir aðilar máls og þau vitni sem leitað er til fá tækifæri til þess að lesa yfir það sem eftir þeim er haft og gera athugasemdir eða leiðréttingar eftir því sem þurfa þykir. Í lokaskýrslu um málið skal gerð grein fyrir aðdraganda, samhengi og sjónarmiðum aðila málsins, upplýsingum frá vitnum, niðurstöðu og helstu tillögum. Efnt skal til sérstakra skilafunda með báðum aðilum málsins og stjórnendum viðkomandi náms- eða starfseiningar, hvorum í sínu lagi, þar sem skýrslan, eða viðeigandi hlutar hennar, er afhent, farið yfir niðurstöður rannsóknarinnar og næstu skref rædd eða tilkynnt um lokun máls. Skýrsla málsins er trúnaðarmál og ber að fara með hana sem slíka.

Telji viðbragðsteymið að um brot hafi verið að ræða skal teymið gera tillögur að viðbrögðum til stjórnenda viðkomandi náms- eða starfseiningar, sem ákveða í samráði við mannauðssvið eða náms- og starfsráðgjöf til hvaða úrræða sé réttast að grípa. Úrræði skulu miða að því að stöðva umrædda hegðun og koma í veg fyrir að slík hegðun endurtaki sig á vinnustaðnum eða vettvangi náms. Viðbragðsteymið skal einnig meta hvort þörf sé á almennum aðgerðum innan viðkomandi náms- eða starfseiningar í kjölfar málsins og, ef svo reynist, gera tillögu um slíkar aðgerðir til mannauðssviðs.

Innan þriggja mánaða frá því að gripið var til úrræða skal viðbragðsteymið kalla báða aðila málsins og viðkomandi yfirmenn á sinn fund til að meta árangur af þeim aðgerðum sem gripið var til. Ef fullnægjandi árangur hefur náðst telst málinu endanlega lokið, en að öðrum kosti skal viðbragðsteymið gera tillögur að frekari aðgerðum.

Aðilum í viðbragðsteymi vegna eineltis og ofbeldis og öðrum þeim sem að málunum koma er skylt að gæta þagmælsku um einstök mál og er óheimilt að veita óviðkomandi aðilum upplýsingar um þau. Fara skal með öll gögn og upplýsingar sem tengjast einstökum málum í samræmi við gildandi ákvæði laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.

Viðbragðsteymi vegna eineltis og ofbeldis skal halda til haga tölfræðilegum upplýsingum um mál sem berast teyminu og birta þær árlega.

Eftir fimm ár frá setningu þessara verklasgsreglna skal metið í ljósi reynslu hvort tilefni sé til að sameina þessar verklagsreglur og verklagsreglur um viðbrögð við kynbundinni og kynferðislegri áreitni og öðru kynferðislegu ofbeldi innan Háskóla Íslands, sem háskólaráð samþykkti 7. september 2017.