Skip to main content

Fundargerð 19. háskólaþings 19. maí 2017

Netspjall

19. háskólaþing Háskóla Íslands

haldið 19. maí 2017 í Hátíðasal Háskóla Íslands í Aðalbyggingu

Fundartími: Kl. 13.00-16.00

Dagskrá
Kl. 13.00-13.05    Rektor setur háskólaþing, fer yfir dagskrá og tímaáætlun og gerir grein fyrir fundargögnum.
Kl. 13.05-13.20    Dagskrárliður 1. Rektor reifar mál sem eru efst á baugi í Háskóla Íslands.
Kl. 13.20-13.55    Dagskrárliður 2. Framkvæmd Stefnu Háskóla Íslands 2016-2021.
a)    Steinunn Gestsdóttir, prófessor og aðstoðarrektor kennslu og þróunar, og Sigurður Magnús Garðarsson, prófessor, gera grein fyrir málinu (15 mín.).
b)    Umræður.
Kl. 13.50-16.00    Dagskrárliður 3. Stjórnun og skipulag Háskóla Íslands:
a)    Ómar H. Kristmundsson, prófessor gerir grein fyrir málinu og skipulagi og verkefnum vinnuhópa.
b)    Kaffihlé.
c)    Vinnuhópar.
d)    Hópstjórar/ritarar gera grein fyrir niðurstöðum vinnuhópa.
Kl. 16.00    Rektor slítur háskólaþingi.

Kl. 13.00-13.05
Fundarsetning

Rektor setti háskólaþing Háskóla Íslands og bauð þingfulltrúa velkomna til starfa. Háskólaþing er haldið í samræmi við lög um opinbera háskóla nr. 85/2008 sem tóku gildi 1. júlí 2008 og var þetta 19. háskólaþing Háskóla Íslands. Sérstaklega bauð rektor velkomna þá fulltrúa sem mættir voru í fyrsta sinn á þingið, fulltrúa frá samstarfsstofnunum og formann Stúdentaráðs.

Fundargerð síðasta háskólaþings var send fulltrúum fyrir þingið og bárust engar athugasemdir við hana. Þá gerði rektor grein fyrir tímaáætlun og gögnum fundarins og fól Magnúsi Diðriki Baldurssyni, skrifstofustjóra rektorsskrifstofu, að vera fundarritari.

Kl. 13.05-13.20
Dagskrárliður 1
Rektor reifar mál sem eru efst á baugi í Háskóla Íslands

1. Fjármál
•    Fimm ára fjármálaáætlun ríkisstjórnarinnar
•    Fimm ára fjárhagsáætlun Háskóla Íslands
-    Nefnd háskólaráðs skilar tillögum á næsta háskólaráðsfundi

2. Fundur með ungliðahreyfingum stjórnmálaflokkanna um fjármögnun háskólanna 10. maí sl.

3. Styrktarsjóður Watanabe við Háskóla Íslands

4. Innlendir rannsóknastyrkir
•    Vísindamenn og doktorsnemar við Háskóla Íslands hlutu 50 af 65 rannsóknastyrkjum sem úthlutað var úr Rannsóknasjóði Rannís fyrir árið 2017
•    Vísindamenn HÍ hlutu alla fjóra öndvegisstyrkina 2017
•    Starfsmenn HÍ og tengdra stofnana hlutu 23 af 33 verkefnastyrkjum
•    11 af 14 rannsóknastöðustyrkjum (post-doc) fóru til HÍ
•    12 af 14 styrkjum til doktorsnema runnu til HÍ

5. Evrópustyrkir: Skuldbindingar og styrkveitingar

6. Árangurshlutfall þátttökulanda í Horizon 2020

7. Styrkt verkefni í Horizon 2020

8. Árangursríkur fundur Aurora-samstarfsnetsins haldinn í Veröld 11.-12. maí sl.

9. Háskóli Íslands gerist aðili að samtökunum Scholars at Risk (SAR)

9. Framundan
•    Síðasti fundur háskólaráðs á þessu starfsári 1. júní nk.
•    Vorfagnaður starfsfólks í Veröld, 1. júní nk.
•    Brautskráning í Laugardagshöll, 24. júní nk.
•    Ársfundur Háskólans í ágúst nk.

Kl. 13.20-13.50
Dagskrárliður 2
Framkvæmd Stefnu Háskóla Íslands 2016-2021

Steinunn Gestsdóttir, aðstoðarrektor kennslu og þróunar, gerði grein fyrir málinu.

Innleiðing HÍ21
2015-2016: Stefnumótun, kostnaðargreining, ábyrgaraðilar
2016: Kynning á stefnu. Aðgerðir hefjast á fræðasviðum, deildum, stoðþjónustu
2017: Aðgerðir í framkvæmd. Akkerisfundur í maí
2018: Aðgerðir í framkvæmd. Akkerisfundur í maí
2019: Aðgerðir í framkvæmd. Akkerisfundur í maí
2020: Aðgerðir í framkvæmd. Akkerisfundur í maí
2021: Rýni. Kynning

Stefna Háskóla Íslands
•    HÍ21 er stefnuskrá og verkáætlun rektors
-    Umfangsmikið stefnumótunarstarf undir stjórn rektors
-    Nýting utanaðkomandi úttekta og sjálfsmatsskýrslna
-    Víðtæk aðkoma alls háskólasamfélagsins og ytri hagsmunaaðila
•    Leiðarljós stjórnunar og starfsemi Háskóla Íslands á öllum stigum
•    Stefna sem ekki er innleidd er merkingarlaus
-    Áhersla á víðtækt eignarhald, bæði við stefnumótun og innleiðingu

Áherslur HÍ21
•    Framsækin sýn á nám og kennslu sem býr nemendur undir þátttöku í atvinnu- og þjóðlífi
•    Sterkir rannsóknainnviðir sem styðja við þekkingarsköpun og alþjóðlegt samstarf
•    Starf Háskólans hafi víðtæk áhrif og tekist á við áskoranir samtímans
•    Góður vinnustaður
•    Gæðamenning og skilvirk upplýsingatækni

•    Áherslur eru útfærðar í formi markmiða og aðgerða
•    Öll markmið og aðgerðir styðja við langtímaáherslur

Akkerisfundur haldinn í maí ár hvert
•    Fyrsti fundur haldinn í fyrradag
•    Markmið
•    Vinnufundur
•    Fá yfirsýn yfir stöðu mála (akkerisyfirlit)
•    Ræða stöðu mikilvægra aðgerða
•    Skoða dæmi um vel heppnaða innleiðingu (e. “best practices”)
•    Hvar eru hindranir?

Akkerisyfirlit



Akkerisyfirlit – samantekt

Meginskilaboð fyrsta akkerisfundar
•    Ábyrgð móttekin!
•    Fjöldamörg verkefni í gangi
•    Kallað eftir tíðara samráði
•    Dæmi um “best practices” voru mjög hjálpleg
•    Mikilvægt að deildir/fræðasvið deili reynslu af því sem gengur vel
•    Mikilvægt að deildir og fræðasvið hafi aðkomu að mótun aðgerða á vegum miðlægrar stjórnsýslu

Framundan
•    Þróun mælikvarða
•    Endurskoðun forgangsröðun
•    Betrumbæta innleiðingarferlið
-    Sem hluti af breyttum vinnubrögðum er mikilvægt að stjórnendur innleiði gæðamenningu markvisst í sínum einingum
-    HÍ21 stýri forgangsröðun
-    Stöðugar umbætur/hugarfar
-    Áætlanagerð/skýr ábyrgð/eftirfylgni
•    Kynning á stöðu innleiðingar fyrir háskólasamfélaginu
-    Akkerisyfirlit á Uglu
-    Háskólaráð, háskólaþing, sviðsþing, upplýsingafundir rektors

Rektor þakkaði Steinunni fyrir kynninguna og gaf orðið laust.

Fulltrúi stúdenta spurði hvernig innleiðing nýrrar stefnu Háskóla Íslands gengi.

Sigurður Magnús Garðarsson, annar formanna stefnumótunarhóps rektors, svaraði því til að innleiðing stefnunnar gengi samkvæmt áætlun, þótt eðli máls samkvæmt væru ekki allar aðgerðir komnar í gang.

Deildarforseti Jarðvísindadeildar spurði, hvaða þrjú atriði skiptu mestu máli í hinni nýju stefnu.

Steinunn Gestsdóttir svaraði að segja mætti að þau þrjú atriði sem mestu skiptu væru (1.) stuðningur við þróun og gæði náms, (2.) uppbygging rannsóknainnviða og minna álag á starfsfólk og (3.) að starf Háskóla Íslands hefði víðtæk áhrif.

Sigurður Magnús bætti því við að eitt af stærri markmiðum stefnunnar væri að setja ætti fram heildstæða sýn fyrir háskólasvæðið.

Rektor sagði að grunnurinn í stefnunni væri að gera góðan háskóla enn betri. Allar 75 aðgerðir stefnunnar væru beint og óbeint byggðar á þessum grunni.

Deildarforseti Tannlæknadeildar spurði, hvað átt væri við með hugtakinu „gæðamenning“ í stefnuskjalinu.

Sigurður Magnús svaraði og sagði að hugtakið gæðamenning vísaði annars vegar til formlegra þátta á borð við stjórnun, skipulag, ferla o.s.frv., hins vegar félagslegra og sálfræðilegra þátta á borð við skuldbindingu, metnað og helgun í starfi. Til að styðja við gæðamenningu Háskólans starfaði m.a. gæðastjóri og gæðanefnd, en unnið væri að því að efla gæðastarf með margvíslegum öðrum þáttum.

Deildarforseti Raunvísindadeildar sagði að samkvæmt fimm ára fjárhagsáætlun ríkisstjórnarinnar væru framundan fimm mögur ár í rekstri háskólakerfisins á Íslandi og spurði hvernig fjármagna ætti nýja stefnu Háskóla Íslands.

Rektor sagði að gert hefði verið ráð fyrir því að stefnan yrði fjármögnuð, en það hefði ekki gengið eftir og hefði nú þegar verið tekið tillit til þess. Sum atriði stefnunnar kölluðu á aukin fjárútlát, önnur ekki, og nauðsynlegt væri að taka mið af aðstæðum hverju sinni. Mikilvægast væri að gefast ekki upp heldur vera bjartsýn, enda ríkti skilningur á málstað Háskóla Íslands víða í samfélaginu og meðal stjórnvalda. Loks nefndi rektor að mikilvægt væri einnig að skipulag og stjórnkerfi Háskólans styddi við stefnu og starfsemi hans, en það væri einmitt viðfangsefni næsta dagskrárliðar á háskólaþinginu.

Til máls tóku undir þessum lið, auk rektors, Steinunnar Gestsdóttur og Sigurðar Magnúsar Garðarssonar, Jónas Már Torfason, Magnús Tumi Guðmundsson, Guðjón Þorkelsson og Oddur Ingólfsson.

Kl. 13.50-16.00
Dagskrárliður 3
Stjórnun og skipulag Háskóla Íslands

Ómar H. Kristmundsson, prófessor, gerði grein fyrir málinu.

Dagskrárefni
•    Kynning
–    Úttekt á stjórnsýslu og skipulagi Háskóla Íslands: Yfirlit
–    Viðfangsefni vinnuhópa – nokkrar niðurstöður
–    Fyrirkomulag vinnuhópa
•    Hópastarf
•    Kynning á niðurstöðum hópastarfsins

Úttekt á stjórnsýslu og stjórnskipulagi Háskóla Íslands
•    Tilefni: Unnin að frumkvæði rektors til að meta hvernig bæta megi innviði skólans þannig að hann geti enn betur en áður gegnt hlutverki sínu sem alþjóðlegur rannsóknaháskóli og menntastofnun. Liður í HÍ21
•    Þrír áfangar:
–    Áfangi 1 um skrifstofu rektors og yfirstjórn skólans – lokið í mars 2016
–    Áfangi 2 um sameiginlega stjórnsýslu – lokið í desember 2016
–    Áfangi 3 um stjórnskipulag og stjórnun beinist að deildum og fræðasviðum og skipulagi háskólans í heild – lýkur haustið 2017
•    Heildarrit með endanlegum skýrslum – auk skýrslu um rannsóknarstofnanir háskólans og skipulag rannsóknastarfsemi frá maí 2015 – haust 2017

Hópar 1-2 Háskólaþing og þing fræðasviða: Spurningar
•    Hvernig þjónar háskólaþing hlutverki sínu sem samráðsvettvangur háskólasamfélagsins þar sem fram fer umræða um þróun og eflingu Háskólans? Hvernig má bæta starf þingsins þannig að það þjóni enn betur en nú þessu hlutverki?
•    Hvernig þjónar þing fræðasviðs hlutverki sínu sem umræðuvettvangur um innri málefni fræðasviðsins? Hvernig má bæta starf þingsins þannig að það þjóni enn betur en nú þessu hlutverki sínu?

Hópar 1-2 Háskólaþing og þing fræðasviða: Hlutverk skv. lögum
•    Háskólaþing: Samráðsvettvangur, umræðuvettvangur, umsagnaraðili; mótar og setur fram sameiginlega vísinda- og menntastefnu; getur ályktað; rektor boðar þing
•    Þing fræðasviðs: Samráðsvettvangur, umræðuvettvangur; umsagnarhlutverk; getur ályktað

Hópar 1-2 Háskólaþing og þing fræðasviða: Alþjóðleg þróun
•    Hlutverk háskólaþings hefur víða breyst á sl. áratugum: Frá töku ákvarðana til ráðgefandi hlutverks – umræðuvettvangs
•    Álitamál:
–    Hefur þingið formlegt ákvörðunarhlutverk?
–    Málefni til umfjöllunar?
–    Hversu mikið sjálfstæði?
–    Hverjir taka þátt og hvernig?

Vinnuhópar 3-4. Starf deildarforseta og formanna námsbrauta: Spurningar
•    Samkvæmt HÍ21 þarf að skilgreina betur starf deildarforseta, efla starfið með lengri ráðningartíma og auka stuðning við það.
–    Hvaða viðfangsefni deildarforseta þarf að skilgreina betur og hvernig má gera það?
–    Hver væri æskilegur ráðningartími deildarforseta og formanna námsbrauta?
–    Hvernig eru deildarforsetar og formenn námsbrauta í stakk búnir að fást við stjórnunarverkefni sín? Er þörf á að bæta færni þeirra og þá hvernig?

Vinnuhópar 3-4. Starf deildarforseta og formanna námsbrauta: Hlutverk og nokkrar niðurstöður
•    Faglegur forystumaður, hlutverk beinast að akademískum málum, daglegri stjórn og forystu
•    Samkvæmt könnun eru starfsmannamál og fjármál umfangsmestu og um leið flóknustu verkefnin, auk „akademískra mála“
•    Verkaskipting við samstarfsaðila að mestu skýr: Þó mætti skýra hana á ákveðnum sviðum
•    Skortur á erindisbréfum – og að þau séu uppfærð
•    Kennsluafsláttur ekki í samræmi við vinnuframlag
•    Algengt viðhorf: Ekki eftirsóknarvert starf

Vinnuhópar 5-6. Fyrirkomulag deilda og námsbrauta: Spurningar
•    Deildir og aðrar stjórnunareiningar þeirra gegna lykilhlutverkum í starfi hvers háskóla. Mikilvægt er að stjórnun og skipulag þessara eininga sé í samræmi við þarfir og framtíðaráherslur skólans.
•    Hversu vel eru deildir og námsbrautir í stakk búnar til að takast á við breyttar þarfir og áherslur?
•    Hversu vel henta þessar einingar sem umgjörð akademískrar vinnu?
•    Eru þessar stjórnunareiningar almennt of fámennar eða of fjölmennar (hvað kennarafjölda varðar)?

Vinnuhópar 5-6. Fyrirkomulag deilda og námsbrauta: Nokkrar niðurstöður
•    Umfangsmikið skipulag akademískra eininga: Margar einingar og „stjórnunarstig“
•    Óljóst hlutverk eininga þar sem ekki fer fram kennsla og rannsóknir
•    Um helmingur akademískra starfsmanna ánægður með núverandi deildaskiptingu innan fræðasviðs – svipað hlutfall er ánægt með skipulag innan deildar

Vinnuhópar 7-8. Samstarf stjórnsýslu og akademískra starfsmanna: Spurningar
•    Akademískir starfsmenn eiga í margháttuðu samstarfi við stjórnsýslu Háskólans og veitir hún þeim margvíslega aðstoð
•    Er þörf á að bæta samstarfið og ef svo er, á hvaða sviðum?
•    Hvernig getur stjórnsýslan stutt betur við akademíska stjórnendur?
•    Er þörf á að auka stoðþjónustu við akademíska starfsmenn og ef svo er, í hverju ætti aukin stoðþjónusta að felast?

Vinnuhópar 7-8. Samstarf stjórnsýslu og akademískra starfsmanna: Nokkrar niðurstöður
•    Regluverk um formlegt hlutverk stjórnsýslu takmarkað
•    Stjórnsýsla og stoðþjónusta (utan stofnana): 22%
•    Hlutfall annars starfsfólks/akademískra starfsmanna lágt í HÍ miðað við önnur Norðurlönd
•    Almenn ánægja með samstarf og þjónustu starfsliðs stjórnsýslu
•    Athugasemdir: Of fjarlæg, skýra þarf verkferla og stytta boðleiðir, einfalda regluverk, auka aðstoð vegna samskipta- og starfsmannamála

Vinnuhópar 7-8. Samstarf stjórnsýslu og akademískra starfsmanna: Fyrirkomulag stjórnsýslu
•    Stjórnsýsla á öllum stjórnunarstigum (deildum, fræðasviðum, miðlæg)
•    Stjórnsýsla að mestu á millistjórnunarstigi (fræðasviði)
•    Sameiginleg stjórnsýsla (framkvæmdastjóri skólans er yfirmaður allrar stjórnsýslu)

Hópavinna: Nokkur hagnýt atriði
•    Í fylgiskjölum koma fram upplýsingar um:
–    Hópaskiptingu og staðsetningu hópa
–    Viðfangsefni hópa - spurningar
–    Ítarefni
•    Hópstjóri og ritari
•    Í lokin stutt kynning á niðurstöðum í sal

Rektor þakkaðir Ómari fyrir framsöguna og gaf orðið laust. Enginn tók til máls og var þá gert kaffihlé og að því búnu gengið til hópastarfs.

Að hópastarfi loknu komu fulltrúar á háskólaþingi aftur saman í Hátíðasal og ritarar hópanna gerðu stuttlega grein fyrir niðurstöðum þeirra.

Hópur 1
Hópstjóri: Eiríkur Rögnvaldsson
Ritari: Aðalheiður Jóhannsdóttir

Sameiginlegur samráðsvettvangur háskólasamfélagsins, s.s. háskólaþing og þing fræðasviða, endurspeglar áherslur háskólans á jafningjastjórnun og samráð.

•    Hvernig þjónar háskólaþing hlutverki sínu sem samráðsvettvangur háskólasamfélagsins þar sem fram fer umræða um þróun og eflingu háskólans? Hvernig má bæta starf þingsins þannig að það þjóni enn betur en nú þessu hlutverki?

Almenn umræða um háskólaþing, forsaga, tilgangur, lýðræðislegur vettvangur til skoðanaskipta. Uppsetning og framkvæmd þingstarfs, e.t.v. að hafa minna á dagskrá, senda út gögnin fyrirfram, erfitt að fylgjast með á ská vegna uppstillingar í salnum. Hvernig er dagskráin ákveðin? Hver ákveður hvað er rætt um? Hópastarf til fyrirmyndar og skilar miklu í umræðunni. E.t.v. þarf að brúa nokkur bil og tryggja samfellu, háskólaþing og háskólaráð, sviðsstjórnir, sviðsþing, háskólaþing og háskólaráð, o.s.frv. Þingið gæti verið aðeins líflegra, e.t.v. að nota ákveðnar aðferðir við að virkja fólk á þinginu. Nýta tæknina, t.d. að gera skyndiskoðanakannanir á þinginu.

Ætti háskólaþing að hafa ákvörðunarvald? Nú er þinginu ekki ætlað slíkt hlutverk. Nefndarmenn ekki sannfærðir um það. Hafa áfram samráðs- og umræðuvettvang. Háskólaþing eigi þátt í að bæta og styðja við þær ákvarðanir sem teknar eru annars staðað. Umræða þingsins veitir ákveðið aðhald. Sögulegar skýringar, breytingar á stjórnskipulagi Háskólans, háskólaþing mikilvægur vettvangur til að styðja við starf þar sem teknar eru ákvarðanir, efli og styðji umræðu og ákvarðanatöku.

Tímasetning háskólaþings og umræðu þess, e.t.v. að leita fyrst til þingsins og síðan halda áfram. Á háskólaþing að vera upphaf eða endir, eða bæði? Núna meira verið að kynna það sem búið er að ákveða af öðrum. Reaktíft eða próaktíft háskólaþing? E.t.v. gæti mál byrjað hjá þinginu og haldið áfram háskólaráði o.s.frv.

•    Hvernig þjónar þing fræðasviðs hlutverki sínu sem umræðuvettvangur um innri málefni fræðasviðsins? Hvernig má bæta starf þingsins þannig að það þjóni enn betur en nú þessu hlutverki sínu?

Minna rætt um hlutverk þings fræðasviða. Yfirleitt ekki sérstaklega vel sótt. Stefna sviðs t.d. samþykkt þar. Kallað eftir sterkari tengslum við sviða og deilda við aðrar stofnanir (Landsbókasafn). Fræðasviðsþingi ræðir sameiginleg hagsmunamál, flæði á milli stjórnar sviðs og sviðsþigs. Hver ákveður dagskrá? Mismunandi hefðir og venjur á sviðum. Mismunandi hvort teknar eru ákvarðanir þar eða ekki. E.t.v. þarf að skerpa á hlutverki sviðsþinga. Vettvangurinn er talinn skipta máli m.a. skoðun menenda. Mikilvægt að allir starfsmenn taki þátt í þingstörfum. Efla sviðsþing sem samráðsvettvang.  

Hópur 2

Hópstjóri: Ragna Sigurðardóttir
Ritari: Geir Sigurðsson

Sameiginlegur samráðsvettvangur háskólasamfélagsins, s.s. háskólaþing og þing fræðasviða, endurspeglar áherslur háskólans á jafningjastjórnun og samráð.

•    Hvernig þjónar háskólaþing hlutverki sínu sem samráðsvettvangur háskólasamfélagsins þar sem fram fer umræða um þróun og eflingu háskólans? Hvernig má bæta starf þingsins þannig að það þjóni enn betur en nú þessu hlutverki?

-    Almenn skynjun á Háskólaþing sem upplýsingavettvang fremur en samráðsvettvang (gildir um stór þing) en það skiptir líka máli, enda erum við ekki alltaf nægilega samviskusöm að afla okkur aðgengilegra upplýsinga upp á eigin spýtur.
-    Samráðsvettvangurinn verður hins vegar fyrst og fremst til í hópastarfinu.
-    Mætti því hugsanlega auka umræður og draga úr langri upptalningu í inngangi – stundum svolítið þunglamalegt – mættu vera fjölbreyttari umfjöllunarefni.
-    Mætti kannski lengja kaffihléin?
-    Hafa fleiri óformlega viðburði þar sem ólíkir aðilar koma saman.
-    Tvennt: Vægi þess á að vera mikið: snýst um sjálfsmynd starfsmanna HÍ og þátttöku nemenda í háskólasamfélaginu – hvernig við ræðum okkar sameiginlegu málefni.
-    Háskólaþing þarf að vera öfugur pýramídi þar sem er skynjun á því að ákvarðanir eru ekki bara teknar að ofan.
-    Gott að komast í bein samskipti við fólk af öðrum sviðum og úr öðrum stofnunum, auk þess að bæta samskipti nemenda og starfsfólks Háskólans.
-    Gera tengslum við samstarfsstofnanir hærra undir höfði – afar mikilvægur vettvangur í því tilliti, en mætti huga að því hvernig mætti bæta og styrkja þessi tengsl – auk þess að skýra sérstöðu stofnananna.
-    T.d. stutt kynning á þessum samstarfsstofnunum og efla gagnkvæman skilning.
-    Mætti auka vægi háskólaþings og margir töldu ákjósanlegt að lengja þingin (og hafa kannski einu sinni á ári í staðinn), m.a. til að efla þessi tengsl.
-    Mætti kannski flétta inn í aðra viðburði eins og þegar starfsmenn eða nemendur eru verðlaunaðir eða annað sem hvetur fólk til þátttöku.
-    Í stað þess að finna samnefnara allra sem koma að Háskóla Íslands má velta því betur fyrir sér hversu hóparnir eru ólíkir – fjölmenning Háskóla Íslands – og með ólíka sýn og hagsmuni: mætti stundum brjóta upp með mismunandi hætti og nýta betur sem samráðsvettvang innan þessarar fjölmenningar til að ræða alls kyns málefni og stuðla að gagnkvæmum skilningi.
-    Getur falið í sér að hóparnir geti komið með sitt sérframlag til að bæta Háskólann. Það á við um samstarfsstofnanir Háskólans, nemendur og starfsmenn sem sinna áhugaverðum verkefnum á hverjum tíma.
-    Meiri speglun háskólaráðs og háskólaþings – háskólaráð gæti t.d. lagt erindi fyrir háskólaþing.
-    Ættu sviðin að geta lagt mál til umræðu á háskólaþingi, t.d. undir liðnum önnur mál?
-    Uppröðun í salnum mætti vera öðruvísi.

•    Hvernig þjónar þing fræðasviðs hlutverki sínu sem umræðuvettvangur um innri málefni fræðasviðsins? Hvernig má bæta starf þingsins þannig að það þjóni enn betur en nú þessu hlutverki sínu?

-    Ansi ólík, enda allir á sviðum boðaðir, ekki bara fulltrúar. Sumir utan skólans, eins og á Heilbrigðisvísindavísindasviði.
-    Erindi frá fulltrúum nemenda er fastur liður í sumum sviðsþingum, og taka mætti það upp hjá öðrum sviðum og jafnvel á háskólaþingi.
-    Afmörkuð verkefni á sviðsþingum, einkum mótun stefna.

Hópur 3

Hópstjóri: Ragna B. Garðarsdóttir
Ritari: Torfi H. Tulinius

Starf deildarforseta og formanna námsbrauta.

Í upphafi fundar spurði hópstjóri hvort einhverju þyrti að breyta í starfi deildarforseta.

-    Hugsanlega ætti hann ekki að vera kjörinn og hafa meira boðvald yfir kennurum.
-    Ef til vill ætti að ráða utanaðkomandi aðila, þar sem akademískir starfsmenn væru ekki hæfir til að vinna flest þau verk sem deildarforseti væri að vinna.
-    Mikilvægt að bæta þekkingu deildarforseta á stjórnsýslulegum atriðum. Deildarforseti brúar bilið milli akademíu og stjórnsýslu. Mikilvægt hlutverk. Hann á að auka skilning þar á milli. Það eru því fagleg rök fyrir akademískum deildarforseta.
-    Losa má deildarforseta undan ýmsum verkum. Á Menntavísindasviði þarf hann t.d. ekki að sinna fjármálum, því rekstrarstjóri sviðs heldur utan um þau. Það eru kostir við sameiginlegan fjárhag, m.a. vegna mikils flæðis kennara milli deilda á MVS. Nemendamál eiga heima á kennsluskrifstofu. Það eru fleiri praktísk mál sem ættu ekki að fara til deildarforseta og skrifstofa ætti að geta klárað.
-    Deildarforsetinn er mikilvægur tengiliður milli kennara og stjórnsýslu. Það er mikilvægt að hann er kosinn af samstarfsmönnum sínum en það þarf að skilgreina betur hvað það hefur í för með sér. Hann er í senn talsmaður deildarinnar og trúnaðarmaður starfsmanna hennar.
-    Hvaða deildarforsetar hafa fengið erindisbréf? Yfirleitt eru þau til staðar. Þetta kemur fram í erindisbréfi.
-    Starf deildarforseta er mikilvægt, en ekki víst hvort ætti að kjósa þá eða ráða utan frá.
-    Hlutverk forsetans er m.a. að tengja tvo heima. Þar sem hann er kjörinn ætti deildarforseti geta boðið sig fram með ”agenda”, þ.e. fyrirætlun um að koma einhverju til leiðar á kjörtímabili sínu. Í mjög stórum deildum verður að vera virkur varadeildarforseti.
-    Í deildum með mörgum námsbrautum er starf deildarforseta mjög umfangsmikið, m.a. í tengslum við ráðningu stundakennara. Ákjósanlegt að forsetinn sé kosinn. Það tryggir framsal umboðs og sameiginlega ábyrgð. Forsetinn sinnir þjónustu í umboði kolleganna. Vinnustundamat, 300 tímar á ári, er algerlega óraunhæft. Það þarf að fella alveg niður kennsluskyldu, m.a. til að forsetinn geti haldið rannsóknarferli sínum gangandi.
-    Mikilvægt að deildarforseti sé kjörinn þótt breyta megi hlutverki hans. Það mætti huga að því að lengja skipun¬ar¬tímann.
-    Mjög mikilvægt að hafa akademískan starfsmann í starfinu. Háskólakennsla er mjög sérstakt starf. Þar er svo margt ósýnilegt og því þarf einhvern sem skilur starfið til að veita deildum forystu.
-    Mörgu má breyta, m.a. að skoða verk deildarforsetans sem annar væri betur til fallinn að leysa af hendi. T.d. geta ýmis starfsmannamál verið erfið fyrir jafningja að takast á við. Það geta verið ókostir við jafningjastjórnun. Að öðru leyti er algerlega nauðsynlegt að halda kjörnum deildarforseta. Því sé best að halda núverandi fyrirkomulagi en bæta stoðþjónustu.

•    Hvaða viðfangsefni deildarforseta þarf að skilgreina betur og hvernig má gera það?

-    Aðstæður eru mjög ólíkar milli sviða. Því þarf að vera meiri samræða á milli þeirra um forsetastarfið, t.d. að skilgreina betur hvað forsetinn má grípa inn í. Starfsmannastjórar ættu að geta tekið ýmis verk af forsetanum.
-    Skyldur forseta gagnvart nemendum þarf að skilgreina betur, búa til skýrari boðleiðir og ferla. T.d. upptökur í tímum: getur deildarforseti skipað kennurum að gera slíkt? Tekið til umræðu með fulltrúum nemenda, t.d. í MM deild. Mjög tilfallandi, fer eftir kennurum.
-    Hver deild þyrfti að hafa hafa deildarstjóra, ekki bara sumar. Deildarstjórinn gæti afgreitt minni mál sem forsetinn þurfi ekki að vera vasast í. Hann væri e.k. trúnaðarmaður deildarforseta.
-    Deildarstjórinn gæti tekið margvísleg verkefni líka af námsbrautarformanni, t.d. námsráðgjöf.
-    Með nýju fyrirkomulagi sviðaskiptingar og minni deildum eru deildarforsetar oft án starfsmanna sem getur létt undir með þeim og tekið að sér sum verkefni þeirra sem ekki er endilega nauðsynlegt að þeir taki að sér.
-    Starfsmenn á MVS eru deildarstjórar fyrir hverja deild. Forseti fundar með deildarstjóranum einu sinni í viku. Og hann þarf að hafa akademískan starfsmann til að ráðfæra sig við.
-    Hver væri æskilegur ráðningartími? Þrjú eða fjögur ár, tvö ár er helsti stuttur tími (ekki allir sammála). Hætta á að rannsóknir tefjist.

•    Færni deildarforseta og námsbrautarformanna.

-    Öllum nýjum forsetum sé gefinn kostur á að hittast í upphafi háskólaárs.
-    Hvert á maður að snúa sér?
-    Læra af reynslu annarra.
-    Kynningarfundur hjá rektor.
-    Þetta yrði auðveldara ef það væri deildarstjóri: samfella í stjórnun.
-    Grundvallaratriði að það sé deildarstjóri sem fylgi eftir.
-    Á forsetinn að vera leiðtogi? Hlutverk hans er ekki að vera leiðtogi samstarfsfólks síns heldur að stuðla að því að aðrir fái vinnufrið.
-    Hvernig getur deildarforseti tekið við ábendingum nemenda? Hvað þarf að gera? Vantar gæðamenningu í stjórnun akademískra starfsmanna.

Samantekt:
1. Deildarforseti er kjörinn fulltrúi starfsmanna (eins og rektor). Fleiri vilja halda í það en ekki. Hugsanlega mætti hann fá meira boðvald (fulltrúi nemenda).
2. Mikilvægur tengiliður milli stjórnsýslu og akademíunnar. Enginn skilur starf háskólakennara nema aðrir háskólakennarar. Stuðla að því að kollegarnir fái vinnufrið. Brúarhlutverkið mikilvægt.
3. Of mörg störf hlaðast á deildarforsetann, sérlega þar sem ekki er starfandi deildarstjóri. Þarf að skilgreina betur hver tekur að sér erfið starfsmannamál, hvert umboð forsetans er og hlutverk hans gagnvart nemendum
4. Mjög ólíkt hvernig búið er að deildarforseta og því er nauðsynlegt að samræma það.
5. Skilgreina þarf betur hlutverk deildarfunda?
6. Væntanlega myndi það fæla menn frá starfinu ef skipunin yrði lengd í þrjú ár.

Hópur 4

Hópstjóri: Oddur  Ingólfsson
Ritari: Annadís G. Rúdólfsdóttir

Samkvæmt HÍ 21 þarf að skilgreina betur starf deildarforseta, efla starfið með lengri ráðningartíma og auka stuðning við deildarforseta.

•    Hvaða viðfangsefni deildarforseta þarf að skilgreina betur og hvernig má gera það?

-    Mismunandi forsendur þar sem um er að ræða mismunandi stærðir og ólíkar einingar. Bent á að einingarnar mega ekki vera of litlar.
-    Hið faglega og fjárhagslega nátengt í starfi deildarforseta. Mikill tími fer í fjármál. Þarf að skýra betur aðkomu deildarforseta að ákvörðunum um yfirvinnustundir og fjármálaákvörðunum t.d. vinnustundum í námskeiðum.
-    Skilgreiningar á starfi deildarforseta þyrftu að vera í samræmi við eðli þess.  Mannaforráð ekki skilgreind sem svið deildarforsetans. Bent á að deildarforsetar taka starfsmannaviðtöl, taka við kvörtunum, skoða kennslukannanir, taka á deilumálum. Þetta ábyrgðarsvið er því svolítið í lausu lofti.
-    Stofnun hittir deildarforseta um tvisvar á ári. Með rannsóknanemendur, þreyttar einingar. Peningar koma ekki til stofnunarinnar. Báðum megin borðs. HÍ með fulltrúa í stjórn stofnunarinnar og stofnunin með hlutverk í Háskólanum sem gerir samstarfið gagnsætt.
-    Ekki allir fengið erindisbréf. Óskýrt hlutverk (skiptar skoðanir í hópnum). Mikið verið að bregðast við.
-    Hópurinn ekki sammála um hvort taka ættu upp skilgreiningar í anda fyrirtækja við umfjöllun um starf deildarforseta. Bent á að aukin mannaforráð eru í fyrirtækjum yfirleitt vísir á meiri umbun. Ekki raunin í háskólanum.
-    Þarf að skýra hvað lýðræði þýðir og lýðræðisleg ákvarðanataka. Ólíkur skilningur á samráði.
-    Starfið er ekki metið að verðleikum. Lítil laun fyrir starf deildarforseta. Tekjutap þar sem ekki er hægt að sinna rannsóknum.
-    Skiptar skoðanir en sumir bentu á að ekki deildarstjóra gæfust ekki næg tækifæri til frumkvæðis vegna álags fyrir sína deild. Mætti taka kennsluskyldu burt. Þyrftu meiri tíma til að tala máli deildar sinnar.
-    Til að létta deildarforsetum lífið mætti bjóða upp á þjónustu t.d. við að skrifa upp texta; fjármálin taka mikinn tíma.
-    Fjárhagslegur stuðningur gæti  til dæmis falist í því að ráða postdoc til að sinna rannsóknum.
-    Þess eru dæmi að deildarforsetar í öðrum háskólum fá námsleyfi í eitt ár eftir að þeir hafa lokið sínum störfum. Vísir að umbun af þessu tagi í sumum deildum.
-    Þarf að skýra samskipti deildarforseta og námsbrautarformanna. Ákvarðanatöku og umboð. Mikið álag á námsbrautarformönnum og þyrftu þeir meiri umbun fyrir starf sitt. Skýra þyrfti umboð og boðleiðir milli sviðsforseta, deildarforseta og námsbrautarformanna.

•    Hver væri æskilegur ráðningartími deildarforseta og formanna námsbrauta?

-    Deildarforseti um 3-4 ár. Námsbrautarformaður um 3-4 ár. Ráðningartími þeirra þyrfti ekki að fara saman.

•    Hvernig eru deildarforsetar og formenn námsbrauta í stakk búnir að fást við stjórnunarverkefni sín? Er þörf á að bæta færni þeirra og þá hvernig?

-    Fólk mishæft í stjórnunarstörf. Margir líta á þetta sem afplánun. Það þarf mikinn stuðning til að verða góður stjórnandi. Það þyrfti meiri fræðslu og betri skilgreiningu á hvað felst í jafningjastjórnun.
-    Fagleg námskeið á vegum HÍ sem styðja við deildarforseta og námsbrautarformenn.  Var til staðar en þarf að gefa í núna. Þyrfti meiri handleiðslu.
-    Góð stoðþjónusta mjög mikilvæg og þarf að vera skýrt hvert á að leita.  Það var bent á að stuðningur frá stoðþjónustu er til staðar og nokkuð góð en stjórnendur þurfa að læra hvernig á að sækja hana.
-    Stuðningur í því hvernig á að taka á starfsmannamálum? Erfið mál á borð við samskiptavandamál eða þegar starfsfólk er ekki að standa sig.
-    Þarf að skýra hvernig stjórnendur nota námsmatið í starfi sínu: T.d. kennslukönnun. Mismunandi hvernig stjórnendur nota þetta til að bæta kennslu og koma skilaboðum til kennara.
-    Deildarstjórar misduglegir að nota starfsmannasamtöl en þau geta verið gagnleg.
-    Það bitnar á fjárhag námsbrautanna þegar deildarforsetar eru teknir út. Laun til deildarforseta ættu að koma miðlægt.
-    Lagt til að komið verði upp samráðsvettvangi fyrir deildarforseta. Gott að bera saman bækur. Þar getur líka farið fram fræðsla um lög og reglur HÍ.
-    Betri skilgreining á ábyrgð og valdsviði. T.d. gátlistar, erindisbréf og skýra hvað felst í jafningjastjórnun. Í jafningjastjórnun skiptir traust máli. Ekki hægt að læra það á námskeiði.
-    Þyrfti samræmi þannig að það séu deildarstjórar á stærri deildum
-    Meginvandinn er að það skortir tíma til að sinna starfinu.

Hópur 5

Hópstjóri: Björn Þorsteinsson
Ritari: Anna Kristín Sigurðardóttir

•    Deildir og aðrar stjórnunareiningar þeirra gegna lykilhlutverkum í starfi hvers háskóla. Mikilvægt er að stjórnun og skipulag þessara eininga sé í samræmi við þarfir og framtíðaráherslur skólans.
•    Hversu vel eru deildir og námsbrautir í stakk búnar til að takast á við breyttar þarfir og
áherslur?

-    Hópurinn velti því fyrir sér hvað átt væri við með „breyttum þörfum og áherslum“. Sé t.d. átt við að efla nýsköpun í kennslu og rannsóknum og samkeppnishæfni háskólans þá má spyrja sig hvernig það fari saman við markmið um að draga úr álagi og streitu – er ekki mótsögn þarna? Bent var á nauðsyn þess að efla stoðþjónustu við einingar og akademíska starfsmenn og að stoðþjónustan þurfi að vera nálæg.
-    Annars er það býsna misjafnt eftir deildum og brautum hversu vel einingar eru á sig komnar. Sumar brautir er góðar faglegar einingar og hafa ekki mikið að segja af deild, en sums staðar hafa brautarstjórar ekki mikil völd eða umboð. Í öðrum deildum eru námsbrautir meira háðar hver annarri. Ekki mikill samgangur á milli brauta eða sviða. Dæmi eru um námsbrautir sem ná yfir tvær deildir sem er erfitt. Samstarf á milli deilda og brauta er erfitt, t.d. að bjóða námskeið eða samnýta námskeið. Jafnvel er samkeppni á milli námsleiða og brauta um nemendur. Kjörtímabil deildarforseta of stutt, þyrfti að vera lengra, en ekki hefur verið tekið undir það. Fjármálastjórn á ekki að vera í höndum deildarforseta. Hverjar eru þá hindranir fyrir samstarfi milli deilda og brauta, er það spurning um viðhorf fólks eða eru skipulagslegar hindranir? Það eru fjárhagslegar hindranir, fólk finnur sig skuldbundið sinni móðurdeild. Launakerfi og stundatöflur eru hindrun gegn því að nýta námskeið á milli fræðasviða.
-    Deildir og námsbrautir eru skilgreindar út frá námi, það mætti líka hugsa sér að skipuleggja þær út frá rannsóknareiningum. Það gæti verið hagstæðara til að ná fram þverfræðileika. Hvaða sjónarmið á að ráða þegar rætt hvernig einingar fúnkera? Fagleg sjónarmið, skipulagssjónarmið og stjórnsýslusjónarmið geta rekist hvert í annars horn. Samstarf við vettvang er áríðandi í þeim deildum/ brautum sem eru með starfsnám.
-    Halda má því fram að deildir eigi að endurspegla hefðbundna skiptingu fræðasviða, sem gerir það að verkum að þverfræði eiga erfitt uppdráttar. Huga þarf að sameiginlegum faglegum hagsmunum í einingu.  Erum við föst í eldgömlum hugmyndum um háskólanám, ennþá bundin gömlum hugmyndum? Sterkir hagsmunir einstakra kennara gætu komið í veg fyrir nýsköpun í framboði námskeiða. Gæti skipulag eftir rannsóknareiningum breytt þessu? Nemendur eru skráðir á námsleiðir, í núverandi skipulagi vita nemendur varla á hvaða deild eða braut þeir eru, þeir samsama sig námsleiðinni.
-    Styrkur háskólans liggur í þverfræðilegu námi, mörg góð dæmi um það – sem sýnir að núverandi skipulag leyfir nám þvert á deildir og svið. Eru hindranirnar kannski ekki eins miklar eins og við teljum?
-    Ef skipulag er látið snúast um rannsóknareiningar fremur en námseiningar gefur það meiri sveigjanleika í samstarfi. Námleiðirnar eru einingar gagnvart nemendum. Umræður um þetta fram og til baka. Máli skiptir hvort þetta er grunnnám eða framhaldsnám.
-    Hluti starfsmanna er ekki ánægður með núverandi skiptingu deilda og fræðasviða, hvað þýðir það? Að þau finna sig ekki í þeirri einingu sem þau tilheyra?
-    Hugmynd um að nemendur geti fengið yfirlit yfir öll námskeið í Háskólanum, sem hjálpar þó ekki ef takmarkað frjálst val er í hverri leið.  

•    Hversu vel henta þessar einingar sem umgjörð akademískrar vinnu?

Var rætt í samhengi við spurningu 1.

•    Eru þessar stjórnunareiningar almennt of fámennar eða of fjölmennar (hvað kennarafjölda varðar)?

-    Hvað er stór deild/braut og hvað er lítil deild/braut? Erfitt að segja hvað er hæfileg stærð, þó er víst að brautir geta orðið of litlar. Námsframboð getur verið takmarkað í minni brautum, sérstaklega ef bjóða á upp á sérhæfingu. Brautir þurfa líka að standa undir rannsóknum og stjórnunarskyldum. Þær þurfa að vera faglegar einingar með sameiginlega hagsmuni.

Hópur 6

Hópstjóri: Inga Jóna Jónsdóttir
Ritari: Magnús Tumi Guðmundsson

•    Deildir og aðrar stjórnunareiningar þeirra gegna lykilhlutverkum í starfi hvers háskóla. Mikilvægt er að stjórnun og skipulag þessara eininga sé í samræmi við þarfir og framtíðaráherslur skólans. Hversu vel eru deildir og námsbrautir í stakk búnar til að takast á við breyttar þarfir og áherslur?

Núverandi kerfi:
-    Virkar á alla vegu – deildir sem virka vel, ná að sinna sínum málum nokkuð vel.  Aðrar deildir eru í vandræðum.  
-    Skipulag innan deilda er mjög misjafnt milli sviða og innan sviða (Dæmi um deildir með miklu innra skipulagi: námsbrautir/námslínur/greinar – og yfir í deildir sem hafa svo til engan innri strúktúr.  Stjórnskipulag líka mjög mismunandi – frá „allt í höndum deildarforseta“ yfir í „margbrotið kerfi nefnda og ráða“.  Ekki ljóst hvað er best.

•    Hversu vel henta þessar einingar sem umgjörð akademískrar vinnu?

Helstu ókostir núverandi kerfis:
-    Deildamúrar vinna gegn þverfaglegri vinnu. Breytingar þvert á deildir erfiðar.
-    Í einingum sem eiga í fjárhagsvandræðum getur það verið mjög lýjandi fyrir starfsmenn að sitja undir því að „bera ábyrgð á fjárhagsvandræðum deildar“.
-    Valdamisvægi getur verið innan deildar – stórar greinar innan deildar verða ráðandi á kostnað minni greina eða eininga.

•    Eru þessar stjórnunareiningar almennt of fámennar eða of fjölmennar (hvað kennarafjölda varðar)?

Dæmi
-    Deildir geta verið stórar – og eru þá erfiðar í stjórnun og markmiðssetningu.  
-    Deildir geta verið of litlar – eiga erfitt með að taka ákvarðanir á faglegan hátt.
 

Punktar úr umræðum hópsins:

-    Viðskiptafræðideild: Núverandi fyrirkomulag hentar ágætlega fyrir flest nám deildar – skipulagið hentar mjög illa fyrir þverfaglegt nám.
-    Læknadeild: Skiplag læknadeildar flókið – læknisfræði í deild en síðan smáar námsbrautir í öðrum greinum.
-    Menntavísindasvið: Sviðið að fara gegnum endurskipulagningu fjölgun deilda úr þremur í fjórar. Kennaradeildin hefur verið langstærst – erfitt að skipta henni upp. Stærð kennaradeildar gerði hana erfiða í stjórnun.  
-    Sameiginleg stjórnsýsla: Deildaskipting getur byggt upp múra sem geta hamlað aðlögun og breytingum. Þegar breytingar verða í aðsókn þarf að vera hægt að bregðast við. Sumar deildir eru of litlar.
-    Mála- og menningardeild: Margar fámennar greinar í deild – hver grein verður grunneiningin, námsbrautir með nokkrum greinum verða misvirkar, deild fjallar um stærstu mál.
-    Félagsráðgjafadeild: Frekar lítil deild – nám til starfsréttinda. Ekki námsbrautir – frekar einfalt. Deildarfundir a.m.k. einu sinni í mánuði (kennarafundir líka álíka oft). Deildin virkar vel. Samstarf út fyrir deild er ekki eins auðvelt – mismunandi greiðslur og reglur milli deilda flækja málin.
-    Stúdentar: Skipulagið sem nú er torveldar þverfaglegt nám. Getur deild verið eining sem býður upp á sameiginlegt, samræmt grunnnám – sérhæfing á framhaldsstigi?  Er jafningjastjórnunin hemill á breytingar? Væri meira vald deildarforseta sem ráðinn væri til starfsins auðveldari leið til að auka sveigjanleika.
-    Viðskiptafræðideild:  Viðskiptafræðideild er fremur stór – en virkar vel – 35 kennarar – 1400 nemendur. Námslínur, ekki námsbrautir – námsnefndir gegna mikilvægu hlutverki. Ekki mikill innbyggður stjórnunarstrúktúr að öðru leyti. Deildarforseti er mkilvægur og heldur um þræði.
-    Jarðvísindadeild: Deildir, námsbrautir – eiga að tryggja vettvang utan um faglega vinnu, kennslu og rannsóknir. Nauðsynlegt að kerfið gefi akademísku starfsfólki nægilegt frelsi til að það blómstri í starfi. Ef deild er of lítil getur hún átt erfitt með að virka sem stjórnsýslueining.  

Hópur 7

Hópstjóri: Jenný Bára Jensdóttir
Ritari: Kristinn Andersen

•    Akademískir starfsmenn eiga í margháttuðu samstarfi við stjórnsýslu skólans og veitir hún þeim margvíslega aðstoð. Er þörf á að bæta samstarfið og, ef svo er, á hvaða sviðum?

-    Já, samstarfið er vafalaust misjafnt eftir sviðum, en má víða bæta. Sums staðar er gjá milli stoðþjónustu og akademísks starfs, sem þarf að brúa.
-    Þyrfti að færa stjórnsýslu nær (í staðsetningu) akademískum starfsmönnum.
-    Við styrkjasókn væri gott að hafa aðgang að yfirlesurum v. enskra texta (ritver snýr aðallega að íslensku).
-    Gott væri ef tekið væri á brotum vegna ritstuldar í stjórnsýslu, frekar en hver kennari þurfi að sinna því.
-    Meiri stuðning þarf frá stjórnsýslu í nefndastörf með akademískum starfsmönnum, svo vinnan lendi ekki að mestu á þeim.
-    Einfalda þarf reglur og verklagsferla í stjórnsýslunni. Samþætta þetta betur starfinu úti í fræðasviðum og deildum. Hvernig er t.d. tekið á einelti og meðferð slíkra mála í stjórnsýslunni?
-    Fólk lærir smám saman hverjir leysi málin og hverjir varpi málunum aftur óleystum.
-    Miðlæg stjórnsýsla mætti mæta betur út til sviða og deilda til þess að kynna starfsemi sína, t.d. alþjóðaskrifstofan, náms- og starfsráðgjöf o.fl. T.d hafa aðstöðu á tilteknum tímum úti á sviðum/deildum.
-    Þurfum að leggja meiri rækt við að bæta samskipti milli fólks og eininga.
-    Sumir starfsmenn mæta illa og erfitt að ná í þá.
-    Stjórnsýslan þarf að horfa inn á við á eigið starf og skoða hvað megi bæta þar.
-    Fólk í stjórnsýslu eigi meiri kosti á að færast milli starfa innan HÍ. Starf losnar og það sé auglýst innanhúss. Fólk geti fært sig um set, t.d. tímabundið, og öðlast reynslu og innsýn. Sbr. vel heppnað samstarf launadeildar og menntavísindasviðs. Einnig vísinda- og nýsköpunarsvið sem deilir starfsmanni í rannsóknaþjónustu VoN.
-    Hver passar upp á að setja nemendum mörk, t.d. varðandi samskipti? Á það að lenda hjá kennaranum eða einhverjum utan, t.d. í stoðþjónustu?
-    Nemendur geti ekki sótt um t.d. skilafresti til kennara, heldur á skrifstofu sviðs/deildar.
-    Almennt er leitað til stoðþjónustu hjá sviðunum, ef hún er til staðar þar, en annars er leitað til miðlægrar stjórnsýslu ef þarf.

•    Hvernig getur stjórnsýslan stutt betur við akademíska stjórnendur?

-    Deildarforsetar þurfa tilnefndan starfsmann til aðstoðar- stjórnunarstörf, fjármál o.fl.
-    HÍ er undirmannaður hvað stoðþjónustu varðar, samanborið við aðra skóla.
-    Verklagsreglur geta að einhverju leyti auðveldað afgreiðslu mála, en alltaf er þörf á fólki með sérþekkingu og færni til að fylgja málum eftir og þar vantar stuðning.
-    Skjalavarsla er mikilvæg, heldur utan um söguna og fordæmi, og hana þarf að styrkja.
-    Erindisbréf deildarforseta þurfa að vera skýr og einfalda vinnu þeirra.

Hópur 8

Hópstjóri: Róbert H. Haraldsson
Ritari: Bjargey Anna Guðbrandsdóttir

-    Akademískir starfsmenn eiga í margháttuðu samstarfi við stjórnsýslu skólans og veitir hún þeim margvíslega aðstoð. Er þörf á að bæta samstarfið og, ef svo er, á hvaða sviðum?
-    Töluvert mikil ánægja með störf stjórnsýslu – hávær lítill hópur sem er óánægður. Áhersla á að góð stjórnsýsla styður við akademíuna, getum ekki án hvors annars verið, þó oft núningur á milli. Áhersla á mikilvægi samstarfs og samtals. Einnig áhersla á nálægð stjórnsýslunnar. Rætt um að ábyrgð og hlutverk þurfi að vera skýr, umræða um hlutverk stjórnsýslunnar, þ.e. í hverju felst það, eftirlit og stuðningur.
-    Stuðningur við rekstur stórra rannnsóknaverkefna hefur batnað. Flókin verkefni, áhersla stofnanna að „frelsa“ vísindafólkið frá rekstrinum og stjórnsýslunni/skriffinsku. Árekstrar verða vegna skilningsleysis á regluverki. Dæmi frá Raunvísindastofnun um að haldnir eru svokallaðir innanhúss-„kickoff“fundir þegar stór verkefni fara af stað. Áhersla á skýra hlutverkaskiptingu, „hver skrifar undir hvað“. Verklag sé orðið nokkuð skýrt en erfitt geti reynst að leysa mál sem eru „óvenjuleg“.
-    Akademískir starfsmann tala um að erfitt getur verið að fá tilölulega einfalda aðstoð, t.d. skönnun, o.fl. innslátt gagna. Vantar fólk í störf sem snúa að þjónustu sem krefjast ekki eins mikillar sérhæfingar – einföld störf eins og að svara síma og þess háttar, nokkurs konar ritarahlutverk. Í þessum tilvikum skipti nálægð við vettvang miklu máli.
-    Spurning um samskipti og viðhorf – þ.e. bæði samskipti fræðasviða og miðlægrar stjórnsýslu sem og samskipti akademískra starfsmanna og stjórnsýslu. Tengja sviðstjóra miðlægra svið betur við fræðasviðin – sviðstjórar séu t.d. staðsettir hluta tímans á fræðasviðum. Starfsmannasvið hefur hafið samráð við mannauðsstjóra sviðanna, haldið reglulega fundi og samræmt verklag.
-    Upplýsingagjöf þarf að bæta, t.d. nýtt verklag um innkaup, verklagsreglur, e-ð sem þarf að gera sjaldan, hvar finnur maður upplýsingar. T.d. „hver skrifar undir hvað“ hvar er það? Einnig er kallað eftir skýrara verklagi og stöðluðum formum. Verklag er mismunandi á milli fræðasviða, helgast oft af manneklu sem og hefða. Einnig þurfi að taka tillit til fjölbreytileika rannsókna, t.d. hafi einyrkjar í rannsóknum aðrar þarfir en stórir rannsóknarhópar.
-    Kallað eftir betri skjalavörslu og skjalavistun, t.d. hvað varðar nemendamál. Einnig var kallað eftir meiri umræðu úti á sviðunum um hlutverk miðlægrar stjórnsýslu og stjórnsýslu fræðasviða og samspilið þar á milli.  

•    Hvernig getur stjórnsýslan stutt betur við akademíska stjórnendur? Deildarforsetar og námsbrautarformenn. Hvers konar stuðning þurfa þeir?

-    Að stjórnsýslan sýni frumkvæði og  forvinni mál upp í hendurnar á akademískum stjórnendum. Skipuleggja og minna á. Passa upp á ferla, hvað þarf að gera á hverjum tíma. Sjá til þess að hlutirnir virki. Þetta var m.a. rætt í tengslum við nauðsyn þess að allir deildarforsetar hefðu ritara (e. adminstrative assistant) og námsbrautarformenn hefðu greiðari aðgang að slíkri þjónustu.
-    Misjafnt skipulag á milli deilda. Er oft sögulegt, fer einnig eftir nemendafjölda. Mikil vinna í að samræma verklag inni á fræðasviðum.
-    Kallað eftir skýrara kerfi um eftirlit með framvindu nemenda – hvernig nýta megi samspilandi (tölvukerfi og samskiptakerfi), sjálfvirk kerfi til að draga úr brotthvarfi. Tölvukerfi – nemendakerfi.

•    Er þörf á að auka stoðþjónustu við akademíska starfsmenn og, ef svo er, í hverju ætti aukin stoðþjónusta að felast?

-    Var aðallega rætt út frá Landsbókasafni.
-    Hefur rofnað sambandi milli HÍ og Landsbókasafnsins – má bæta. Útibú frá bókasafninu á Háskólatorgi? Nokkurs konar þjónustuborð – betri kynning og tenging við ritver. Stutt myndbönd til að kynna ýmsa hluti.
-    Fyrir starfsmenn – frekari aðgangur að gagnagrunnum, kostnaður.

Rektor þakkaði framsögumönnum og fulltrúum á háskólaþingi fyrir góðar og málefnalegar umræður, sleit þinginu og bauð fundarmönnum að þiggja kaffivieitingar í anddyri og Bókastofu Aðalbyggingar.

Útsend gögn og gögn sem lögð voru fram á 19. háskólaþingi maí 2017:

1.    Dagskrá og tímaáætlun þingsins.
2.    Fundargerð háskólaþings 11. nóvember 2016.
3.    Listi yfir fulltrúa á háskólaþingi
4.    Gögn fyrir dagskrárlið 3, stjórnun og skipulag Háskóla Íslands, þ.e. lýsing á viðfangsefnum vinnuhópa, yfirlit um skipan vinnuhópanna og ítarefni um viðfangsefni þeirra.

Þarfnast þessi síða lagfæringar?

Þarfnast þessi síða lagfæringar?

CAPTCHA
Sía fyrir ruslpóst
4 + 12 =
Leystu þetta einfalda dæmi og settu inn niðurstöðuna. T.d. ef dæmið er 1 + 3, settu þá inn 4.