Umsóknarfrestir um Erasmus+ styrki til starfsþjálfunar eru tvisvar á ári, 15. maí og 15. nóvember (eða næsta virka dag ef umsóknarfrest ber upp á almennan frídag).
15. maí fyrir starfsþjálfun sem hefst á haustmisseri
15. nóvember fyrir starfsþjálfun sem hefst á vor- eða sumarmisseri
Umsóknir sem berast fyrir umsóknarfrest hafa forgang. Tekið er við umsóknum eftir að frestur er liðinn og þær afgreiddar jafnóðum, að því gefnu að nægt fjármagn sé til úthlutunar.
Æskilegt er að umsókn berist Alþjóðasviði að minnsta kosti átta vikum fyrir áætlaða brottför. Umsóknum sem berast síðar en sex vikum fyrir áætlaða brottför er synjað.
Nemendur sem eru að brautskrást og hyggjast fara í starfsþjálfun að námi loknu þurfa að sækja um Erasmus+ styrk eigi síðar en tveimur mánuðum fyrir brautskráningu. Ekki er tekið við umsóknum frá brautskráningarnemum eftir þann tíma.
Sótt er um styrkinn til Alþjóðasviðs. Tengiliður deildar eða námsgreinar vegna alþjóðamála þarf jafnframt að samþykkja starfsþjálfunina. Samþykkið er veitt með undirritun námssamnings vegna starfsþjálfunar (Learning Agreement for Traineeships), sem fylgir umsókninni um styrk.
Nemendur sem hyggjast fara í starfsþjálfun þurfa að sinna árlegri skráningu og greiða skráningargjald við Háskóla Íslands líkt og aðrir nemendur. Hægt er að skrá sig án þess að velja námskeið fyrir komandi skólaár og er starfsþjálfunarnemum ráðlagt að gera það. Nemendur sem fara í starfsþjálfun eftir brautskráningu eru undanþegnir þessu.