Fjármál og uppgjör

Skila þarf bæði milliskýrslum og lokaskýrslum sem varða vísindaþátt verkefnis og fjármálaþátt allra verkefna. Skýrslutímabilin eru tilgreind í styrksamningnum. Mikilvægt er að þekkja skiladaga skýrslna því að skýrslugerð getur verið tímafrek. Stjórnandi verkefnis þarf að skila skýrslu innan 60 daga frá lokum tímabils, en á þeim tíma þarf hann að safna skýrslum og yfirfara frá öllum þátttakendum. ESB þarf svo að samþykkja kostnaðarkröfur sem koma fram í fjármálaskýrslu áður en að peningar eru millifærðir. Skýrsluskil fara fram í gegnum þátttakendagáttina, og geta þau verið nokkuð ítarleg.

Á þátttakendagáttinni er fyllt út svokallað C Form þar sem allur styrkhæfur kostnaður skal tekinn fram. Kostnaði er skipt í flokka eftir því hvort að hann kemur til vegna rannsókna, stjórnunar, dreifingu niðurstaðna, o.s.frv. Þetta er sérstaklega mikilvægt í FP7 þar sem endurgreiðsluhlutfall kostnaðar er mismunandi eftir flokkum. Í Horizon 2020 skiptir þetta minna máli þar sem full endurgreiðsla fæst fyrir alla þætti. Kostnaðinum er skipt eftir því hvort að hann felst í greiddum launum eða öðrum kostnaði. Svo er óbeinn kostnaður reiknaður sem fast hlutfall af beinum kostnaði eftir að útvistun er dregin frá. Endurgreiðsluhlutfall og styrkhæfur kostnaður getur verið mismunandi eftir því hvort að verkefni tengist FP7 eða Horizon 2020, og einnig eftir því úr hvaða undiráætlun styrkurinn kemur.

Mikilvægt er að allur kostnaður sé raunverulegur og rekjanlegur í bókhaldi Háskólans.

Þeir sem þiggja laun í verkefni styrkt af ESB þurfa að fylla út tímaskýrslur. Undantekning frá þessu er ef launþegi er í fullri vinnu við verkefni í Horizon 2020, samkvæmt ráðningarsamningi. Þetta er sérstaklega mikilvægt þar sem ESB samþykkir ekki launakostnað ef ekki er tímaskýrsla fyrir hendi. ESB gefur dæmi um staðlaða tímaskýrslu í fjármálaleiðbeiningum og hefur Vísinda- og nýsköpunarsvið aðlagað hana að Háskólanum. 

Hins vegar má nota önnur form ef þau uppfylla lágmarkskröfur ESB:

• Mánaðarskráning, hið minnsta, byggða á pappírs eða rafrænu kerfi.
• Fela í sér heildarfjölda stunda unnin við ESB verkefni, öll ESB verkefni.
• Gefa kost á að rekja tíma til sérstakra vinnupakka.

Tímaskýrslur þurfa einnig að innihalda

• Fullt nafn styrkþega
• Fullt nafn starfsmanns sem vinnur við verkefnið
• Heiti verkefnis eins og kemur fram í styrksamningi
• Reikningsnúmer verkefnis ætti að koma fram í styrksamningi
• Tímabil skýrslu
• Fjöldi stunda rakin til verkefnis
• Fullt nafn og undirskrift yfirmanns / verkefnisstjórnanda

Þegar framlag ESB til styrkþega nær 3750.00€ í FP7 verkefnum verður styrkþegi að skila inn vottorði um fjármálaskýrslu (Certificate of Financial Statement, CFS) með fjármálaskýrslunni. Í Horizon 2020 þarf að skila vottorði í lok verkefnis ef að heildarstyrkur hefur náð 325.000€. Vottorð þetta er gefið út af óháðum löggiltum endurskoðanda.

ESB hefur rétt til að endurskoða verkefni hvenær sem er á verkefnistímanum og allt að 5 árum eftir að verkefni lýkur. Endurskoðun fer fram að frumkvæði ESB og er framkvæmd af innri endurskoðendum ESB eða fyrirtækjum með umboð frá ESB.

Tilgangur endurskoðunar er að meta styrkhæfi kostnaðar með því að athuga hvort:

• að kostnaður sé raunverulegur (ekki áætlaður)
• að kostnaður sé styrkhæfur samkvæmt styrksamningi
• að stofnað hafi verið til kostnaðar af styrkþega
• að stofnað hafi verið til kostnaðar á verkefnistíma
• að kostnaður sé flokkaður á réttan hátt (rannsóknir – stjórnun - annað)
• að kostnaður sé í samræmi við reglur um hagkvæmni og skilvirkni

Einnig getur ESB endurskoðað stofnanir með tilliti til kerfisbundinna mistaka og skoðað verkferla stofnunar og vinnubrögð.

Vísinda- og nýsköpunarsvið Háskólans veitir frekari upplýsingar varðandi endurskoðun verkefna.