• Starfsfólk er beðið um að tilkynna um sóttkví eða smit til næsta yfirmanns. Fræðasvið eru beðin um að upplýsa neyðarstjórn í tölvupósti til neydarstjorn@hi.is. 
• Áríðandi er að þeir sem finna fyrir sjúkdómseinkennum eða hafa mögulega verið útsettir fyrir smiti, t.d. vegna ferðalaga, hringi í síma 1700 og fái leiðbeiningar. Þeir sem finna fyrir einkennum haldi sig heima og komi alls ekki veikir í skólann.
• Því er beint til yfirmanna að sýna sveigjanleika varðandi framvísun læknisvottorða ef starfsfólk eða nemendur telja sig hafa ástæðu til að vera fjarri vinnustað eða sinna ekki starfi eða námi.
• Fólk með áhættuþætti, s.s. eldri einstaklingar og þeir sem eru með undirliggjandi sjúkdóma á borð við hjarta- og æðasjúkdóma, sykursýki, lungnasjúkdóma eða eru ónæmisbældir, á að vinna heima, forðast mannamót að óþörfu og huga vel að hreinlæti.
• Gáið hvert að öðru, hvetjið fólk til að fara heim ef það virðist veikt og hugið sérstaklega að fólki sem ekki hefur neitt tengslanet á Íslandi.

• Fyrst og síðast er handþvottur mikilvægasta sýkingavörnin sbr. leiðbeiningar Landlæknisembættisins og Vísindavefs Háskóla Íslands. 
• Settur hefur verið upp búnaður fyrir handhreinsun í byggingum Háskólans og er starfsfólk hvatt til að nýta sér hann. 
• Jafnframt hefur verið lögð aukin áhersla á þrif í byggingum. 

Byggingar Háskólans eru opnar starfsfólki og doktorsnemum. Þau sem ekki hafa aðgangskort eða lykla að þeirri byggingu sem þau vinna í getur haft samband við vaktsíma umsjónarmanna sem er 8346512.

• Tilhögun starfs, hvort það verði unnið heima eða í húsakynnum háskólans, fer eftir samkomulagi við yfirmann.
• Starfsfólk hefur sveigjanleika til að vinna heima í samræmi við skipulag starfseiningar að teknu tilliti til áðursendra tilmæla til stjórnenda þar að lútandi. Starfsfólki er heimilt taka tölvubúnað heim. 
• Aukinn sveigjanleiki í vinnutíma starfsfólks verður tekinn upp tímabundið á meðan samkomubann er í gildi fyrir það starfsfólk sem ekki hefur tök á því að sinna starfi sínu á hefðbundnum vinnutíma. Þannig getur starfsfólk unnið utan hefðbundins vinnutíma. 
• Starfsfólk sem ekki getur nýtt sér ofangreint, en sér fram á fjarvistir sem leiða af samkomubanni (t.d. vegna breytts skipulags grunn- eða leikskóla), getur samið um aukinn sveigjanleika við yfirmann sinn. Gerð skal sérstök áætlun milli starfsmanns og yfirmanns hvað þetta varðar. Reynt verður eftir fremsti megni að finna leiðir fyrir alla til að komast hjá orlofstöku eða launaskerðingum vegna tapaðra vinnustunda meðan á samkomubanni stendur.
• Gríðarlega mikilvægt er að virða samkomubann til að draga úr smithættu. Þetta felur m.a. í sér að hópast ekki saman t.d. á kaffistofum, í opnum rýmum eða í fundarherbergjum.
• Frekari upplýsingar tengdar vinnu á tímum COVID-19 má finna á innri vef skólans, Uglunni.

Nei, því miður. Kaffistofur Félagsstofnunar stúdenta verða lokaðar og sömuleiðis allir veitingastaðir.

• Starfsfólk er hvatt til að nýta fjarfundabúnað, t.d. gegnum Zoom eða Teams, til fundarhalda eins og kostur er. Leiðbeiningar um notkun þessa búnaðar má finna á vef upplýsingatæknisviðs skólans.
• Notendaþjónusta upplýsingatæknisviðs er til staðar fyrir starfsfólk en einungis í rafrænu formi og símleiðis. Hnappur fyrir netspjall upplýsingatæknis er hér til hægri og símanúmer er 525-5550.

Þrátt fyrir núverandi varúðarráðstafnir vegna COVID-19 er mögulegt að fara vettvangs- eða vinnuferðir sem teljast nauðsynlegar. Ítrekað er að núverandi reglum um sóttvarnir þarf að fylgja eins og kostur er. Í því sambandi eru viðmiðunarreglur Háskóla Íslands eftirfarandi:

1. Í vinnuferðum/vettvangsferðum innanlands verði að hámarki tvennt saman í hverjum bíl.
2. Fjarlægðarmörkum (tveir metrar) á milli fólks sé haldið eins og kostur er.
3. Í vinnuferðum/vettvangsferðum innanlands á bílum sé þess gætt að meðferðis sé búnaður til að þrífa og sótthreinsa snertifleti (t.d. blautklútar, spritt og hanskar). Fylgt sé nánari fyrirmælum um hvaða fleti skuli hreinsa eftir bílferð.
4. Fólk í áhættuhópum meti vel þörf á að taka þátt í vinnuferðum/vettvangsferðum innanlands og getur að sjálfsögðu sleppt því að fara slíkar ferðir.
5. Almennar reglur um vinnuferðir/vettvangsferðir innanlands og öryggi í þeim gilda. Starfsfólk fari yfir þær reglur sem gilda í viðkomandi einingu.
6. Allar vinnuferðir/vettvangsferðir innanlands verði skráðar eftir því kerfi sem gildir í viðkomandi einingu (t.d. er vefkerfi fyrir slíkt hjá Jarðvísindastofnun).
7. Ef upp koma aðstæður (t.d. náttúruhamfarir) sem kalla á mikið viðbragð verður að meta hvort víkja þurfi frá reglunum á einhvern hátt.

• Starfsfólk er beðið sérstaklega að fylgjast vel með nýjustu upplýsingum um þau landsvæði sem skilgreind eru sem hættusvæði. Fólk ætti ekki að ferðast til þessara svæða en ef ekki verður hjá því komist þarf fólk að fara í sóttkví skv. leiðbeiningum sóttvarnarlæknis og Landlæknis.
• Sé starfsfólk í vafa um hvort halda skuli í ferðalög á vegum skólans, þótt ekki sé um skilgreind hættusvæði að ræða, er því frjálst að hætta við slíkar ferðir. Fáist kostnaður vegna þessa ekki bættur (t.d. frá flugfélagi, ráðstefnuhaldara, tryggingarfélagi eða stéttarfélagi) verður leitað allra leiða til að starfsfólk verði ekki fyrir fjárhagslegu tjóni.

Kennarar eru hvattir til að nýta fjarkennslu til þess að ljúka vormisserinu. Kennslusvið í samstarfi við upplýsingatæknisvið styður við fjarkennslu og notkun á námsumsjónarkerfum, rafrænu prófaumhverfi, fjarfundarlausnum og öðru sem gætu nýst í kennslu.  Stuðningurinn felst bæði í tæknilegri og kennslufræðilegri aðstoð. Einnig er hægt að kynna sér þá fjarkennslumöguleika sem í boði eru á Uglunni og á vef Kennslumiðstöðvar Háskóla Íslands.

Setberg - hús kennslunnar er lokað vegna samkomubanns en hægt er að hafa samband með tölvupósti (setberg@hi.is)eða í gegnum netspjallið og tengjast við COVID-19 – Viðbúnaður á sviði náms og kennslu. Eftirtaldar einingar er staðsettar í Setbergi: Miðlæg skrifstofa, deild rafrænna kennsluhátta, Kennslumiðstöð, matsskrifstofa og prófaskrifstofa. 

Háskólaráð gerði þann 20. mars eftirfarandi samþykkt: 

„Þrátt fyrir ákvæði reglna fyrir Háskóla Íslands nr. 569/2009 og annarra reglna Háskólans sem í gildi eru um kennslu, fyrirkomulag prófa og námsmat gildir eftirfarandi ákvæði um vormisseri háskólaársins 2019-2020:

Í ljósi aðstæðna sem skapast hafa vegna COVID-19 veirufaraldursins og fyrirmæla stjórnvalda í því efni og þar með áhrifa á starfsemi Háskóla Íslands er fræðasviðum og deildum heimilt í nánu samráði við kennslusvið að ákveða með hvaða hætti framkvæmd kennslu, prófa og námsmats vegna vormisseris 2020 verður fyrir komið. Tryggt verði eftir föngum að gera nemendum kleift að ljúka þeim námskeiðum vormisseris sem þeir eru skráðir í. Um námsmat fer eftir gildandi reglum eftir því sem frekast er unnt.

Auglýsing þessi er birt með stoð í lögum nr. 85/2008 um opinbera háskóla og taka ákvæði hennar þegar gildi.“

Í kjölfar ofangreindrar samþykktar háskólaráðs útfærðu stjórnendur skólans samþykktina með eins og hér segir:

• Próf verða ekki haldin í húsakynnum Háskóla Íslands á þessu misseri heldur verður framkvæmd prófa og námsmat í samræmi við ákvörðun háskólaráðs 20. mars sl. sem heimilar fræðasviðum og deildum að ákveða tilhögunina í samráði við kennslusvið. 
• Kennarar og deildir geta farið mismunandi leiðir við að útfæra námsmat í stað hefðbundinna prófa í húsakynnum Háskólans. Umsjónarkennarar í samráði við fræðasvið og deildir munu leitast við að kynna fyrir helgina 28.-29. mars breytta framkvæmd prófa og námsmats, og eigi síðar en 30. mars nk. Stjórnendur skólans hvetja fræðasvið, deildir og kennara til að taka tillit til þeirra krefjandi aðstæðna sem nú eru uppi og létta álagi af nemendum í tengslum við námsmat þegar hægt er.
• Markmiðið er að nemendur geti lokið þeim námskeiðum sem þeir eru skráðir í á vormisseri 2020 og þeim námskeiðum haustmisseris 2019 sem eru á auglýstri próftöflu vegna sjúkra- og endurtökuprófa. Haft verður samráð við fulltrúa nemenda um breytta framkvæmd prófa og námsmats eftir því sem kostur er.

Vegna mögulegra erfiðleika doktorsnema og nýdoktora á styrkjum við að sinna námi og vinnu vegna aðstöðuvanda, sem hefur komið upp í tengslum við COVID-19 faraldurinn, skal hafa eftirfarandi í huga:

• Reyna skal eftir fremsta megni að sinna vinnu heiman frá í þeim tilfellum þegar ekki er hægt að sinni henni í húsnæði Háskóla Íslands.

• Ef ljóst er að um óhjákvæmilegt vinnutap er að ræða, hvort sem ástæðan er tengd lokun húsnæðis, veikindum eða vegna annarra þátta, skal halda utan um þann tíma sem tapast og skýra ástæður vinnutapsins.

• Að loknu COVID-19 tímabilinu skal yfirlit um vinnutap og ástæður þess sent til mannauðsstjóra viðkomandi fræðasviðs, undirritað af doktorsnema/nýdoktor og leiðbeinanda/umsjónarmanni.

• Háskólinn mun leitast við að bæta doktorsnemum og nýdoktorum sem eru á styrk upp slíkt vinnutap. Hvert mál verður skoðað sérstaklega og afstaða tekin á grundvelli fyrirliggjandi upplýsinga svo fljótt sem auðið er.

• Vinsamlegast leitið til Vísinda- og nýsköpunarsviðs ef frekari upplýsinga er þörf.

Í ljósi erfiðleika við framkvæmd doktorsvarna vegna lokunar á húsnæði Háskólans og annarra vandamála tengd COVID-19 eru hlutaðeigandi beðnir að hafa eftirfarandi í huga:

• Deild ákveður hvort fresta skuli öllum doktorsvörnum sem fyrirhugaðar eru á meðan á samkomubanni stendur.
• Ef deild leyfir doktorsvarnir ákveður doktorsefnið í samráði við leiðbeinanda hvort fresta skuli viðkomandi doktorsvörn. 
• Doktorsvarnir á tímum samkomubanns fara fram í gegnum fjarbúnað. Andmælendur og doktorsnefnd eru tengd fjarbúnaði og vörninni er streymt til að aðrir geti fylgst með. 
• Lagt er til að doktorsefnið, leiðbeinandi og deildarforseti, sem stýrir vörn, séu staðsettir í sama rými í byggingu háskólans á meðan á vörn stendur og skulu hafa amk tveggja metra fjarlægð á milli sín. Aðrir eru ekki leyfðir í rýminu og geta einungis tekið þátt í vörninni í gegnum fjarbúnað eða fylgst með vörninni í gegnum streymið. 
• Deildarforseti ákveður nánari útfærslu á tilhögun varnarinnar við þessar óvenjulegu aðstæður.

Fyrir frekari upplýsingar er bent á verkefnisstjóra doktorsnáms á viðkomandi fræðasviði.