Reglur Skjalasafns Háskólans
1. gr.
Skjalasafn Háskóla Íslands
Skjalasafn Háskóla Íslands er hluti af akademískri stjórnsýslu Háskólans.
2. gr.
Stjórn skjalasafnsins
Rektor skipar skjalasafninu þriggja manna stjórn til þriggja ára. Skipunartími stjórnar miðast við upphaf háskólaárs. Stjórn skiptir með sér verkum. Stjórnin skal þannig skipuð: Tveir skulu vera úr röðum kennara eða sérfræðinga og einn úr stjórnsýslu. Háskólarektor skipar formann stjórnar og skal hann vera úr röðum kennara eða sérfræðinga.
Stjórn skjalasafnsins hefur yfirumsjón með rekstri þess. Hún markar safninu stefnu og hefur eftirlit með gerð fjárhagsáætlunar og framkvæmd hennar.
Rektor ræður forstöðumann og starfslið skjalasafnsins að fenginni tillögu stjórnar þess. Forstöðumaður skjalasafns Háskóla Íslands situr fundi stjórnarinnar.
3. gr.
Hlutverk
Hlutverk skjalasafns Háskóla Íslands er að safna og varðveita skjöl og aðrar heimildir Háskóla Íslands og stofnana hans til notkunar fyrir Háskólann, stjórnvöld, stofnanir og einstaklinga. Markmið þessarar varðveislu eru:
að tryggja hagsmuni og réttindi ofannefndra aðila,
að auðvelda notkun heimilda við vísindalegar rannsóknir og fræðiiðkun,
að fullnægja ákvæðum um upplýsingaskyldu stjórnvalda.
Skjalasafni Háskóla Íslands er einnig heimilt að taka til varðveislu einkaskjalasöfn kennara, sérfræðinga og annarra, sem gætu haft gildi fyrir fræðilegar rannsóknir.
Með skjölum og skráðum heimildum er átt við hvers konar gögn sem hafa að geyma upplýsingar og orðið hafa til við starfsemi á vegum Háskólans og stofnana hans, hvort sem um er að ræða skrifleg gögn, uppdrætti, ljósmyndir, filmur, örglærur, hljóðupptökur, gataspjöld, segulbönd, tölvugögn, myndbönd eða önnur hliðstæð gögn.
Skjalasafnið tekur til vörslu hluti, tæki og minjar sem tengjast sögu Háskóla Íslands og stofnana hans.
4. gr.
Hlutverk forstöðumanns skjalasafnsins
Forstöðumaður skjalasafns annast daglegan rekstur og stjórn safnsins. Hlutverk forstöðumanns skjalasafnsins er m.a.:
Að hafa yfirumsjón með skjalasafni Háskóla Íslands og móta stefnu á sviði skjalastjórnar og skjalavörslu Háskólans í samvinnu við stjórn safnsins. Forstöðumaður hefur yfirumsjón með málaskrá Háskólans.
Að innheimta skjöl sem skylt er að afhenda Þjóðskjalasafni í samræmi við lög nr. 66/1985. Færa skal aðfangabók og skrásetja skjalasöfn sem skjalasafni Háskólans berast.
Að sjá svo um að mikilvægustu skjöl Háskólans séu tryggilega varðveitt og að til sé öryggiseintak af hverju skjali, sem geymt er á öðrum stað en frumritið.
Að líta eftir skjalasöfnum á skrifstofum Háskólans og stofnana hans og láta ábyrgðaraðilum og starfsmönnum í té leiðbeiningar um skjalavörslu, tölvuskráningu og pappírsnotkun. Leitast skal við að gera skjalavörsluna hagkvæma og sjá svo um að skjöl á skrifstofum séu ávallt í góðri reglu.
Að vinna að verkefnum eða rannsóknum sem háskólaráð eða rektor kann að fela skjalasafninu í samráði við stjórn þess. Nánar er kveðið á um störf forstöðumanns í starfslýsingu
5. gr.
Útlán
Óheimilt er að lána skjöl úr safninu. Skrifstofur Háskólans eiga þó rétt á að fá lánuð skjöl sem þær hafa afhent skjalasafni Háskólans. Einnig er heimilt að lána skjöl til notkunar á lestrarsal handritadeildar Landsbókasafns Íslands - Háskólabókasafns eða til þeirra rannsóknarstofnana Háskólans sem hafa aðstöðu til að geyma skjöl tryggilega að mati forstöðumanns skjalasafnsins. Safnið skal halda skrá yfir útlán.
6. gr.
Grisjun og eyðing
Óheimilt er að farga skjölum og tækjum nema að höfðu samráði við forstöðumann skjalasafnsins.
Forstöðumaður skjalasafns skal í samráði við hlutaðeigandi aðila semja skjalavistunaráætlun yfir skjöl sem verða til á hverri skrifstofu Háskólans og skal þar kveða nánar á um vistun þeirra og varðveislu. Þar skal og kveða á um eyðingu skjala sem ekki er talin ástæða til að varðveita til frambúðar. Komi upp ágreiningur um eyðingu skjala skal honum vísað til háskólaráðs. Þjóðskjalasafn Íslands hefur þó jafnan síðasta orðið um eyðingu skjala, sbr. 7. gr. laga nr. 65/1985.
7. gr.
Gildistaka o.fl.
Skjalasafnið starfar í samræmi við ákvæði laga nr. 66/1985, um Þjóðskjalasafn Íslands. Reglur þessar eru settar á grundvelli laga nr. 41/1999, um Háskóla Íslands, og að fenginni staðfestingu háskólaráðs. Reglurnar öðlast þegar gildi. Auk þess falla úr gildi reglur frá 1999 um skjalasafn Háskóla Íslands.
Samþykkt af stjórn skjalasafns Háskóla Íslands 2. maí 2002.